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互联网 ”与档案工作模式转型

2019-12-11

  互联网+”是指互联网与传统行业的有机结合,从而使传统行业焕发新的活力。随着大数据、人工智能、移动互联网等新兴技术飞速发展,互联网及其相关技术渗透到了人类社会的各个角落。档案行业也不能置身事外,传统档案增速加快,新兴电子档案逐步成型,不断有新的服务内容、服务手段引入档案行业。在这种形势下,档案行业只有顺势而为,改变固有思维,积极拓展新的档案工作模式,才能使档案行业不断适应社会发展的需要。

  一、档案资源建设向着前端化、智能化的模式转型

  档案资源建设是档案管理中的基础工作,也是所有档案工作中重中之重。互联网信息技术一方面使档案资源日益丰富,档案收集手段不断改进,另一方面也使档案资源收集工作面临着日益严峻的挑战。档案部门应从理论创新、技术创新等多方面探索新的档案资源建设模式。

  1.前端控制是解决传统档案资源建设的重要出路

  许多档案部门在目前的档案资源建设中往往感到力不从心。原因在于信息技术的发展使得档案材料的产生变得容易及多样化,但是海量的信息中夹杂着大量低价值或者重复的信息,信息过载导致人力、物力、建筑空间的大量浪费,长此以往必将使档案部门的财力不堪重负。而目前许多档案部门还习惯于档案资源建设的后置工作模式,即等各部门的文件流转完毕后或某一固定时间才进行档案催缴,这容易导致收集的档案资源杂乱无章,档案材料残缺不全。解决这一问题的出路是将档案工作向前延伸,将档案资源建设工作立足在文件材料的产生之初甚至之前,重点做好下面三个方面的工作。

  (1)档案工作者要关心时局,注意政策走向。在互联网时代,档案工作者一定要充分利用信息技术的优势,充分了解并研判未来一段时间国家、社会及单位的政策走向,并据此确定档案收集重点,制订档案收集计划,才能做到有的放矢。

  (2)档案工作者一定要提前制定相应的档案工作标准。可收集的档案资源越多,档案工作越需要有章可循。档案部门要根据情况变化,及时修改更新档案收集范围表,制订新兴档案收集整理办法。

  (3)落实部门立卷的办法。部门立卷实际是档案行业探索的一个档案资源建设前置的一个具体实现办法,它充分利用文书工作者既是文件起草办理人又是文件的收集归档者的纽带作用,提高档案部门对文件材料归档全程掌控能力,充分利用部门立卷这一方法,加强对兼职档案员监督培训,能使档案资源建设工作做到事半功倍的效果。

  2.改零散的电子文件收集为智能化电子文件归档

  电子文件的归档并不是一个新课题,它早在60-70年代伴随着个人电脑逐步应用于办公环境就已经存在了,只是那时的电子文件是零星及少量的,在档案资源建设中占比很少,收集手段也相对落后,一般采用离线收集方式,电子文件也容易失之规范。但是随着互联网信息技术的发展,电子文件产生速度、数量均出现激增,电子文件如果还主要使用原有的零散的收集模式将使电子文件归档难以为继,归档电子文件的真实性、有效性也难以保证。随着技术的发展,电子档案的收集向着联网智能化模式转型。

  档案部门应该在信息系统的建设初期就要及时介入,根据文件生命周期理论和全程控制原则,对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划,统一要求,把可以预先设定的监控功能和档案管理功能嵌入业务系统,将电子文件的元数据、过程信息及电子签名等信息按电子档案要求在电子文件流转过程中实时进行记录、封装,有效保证电子档案真实性、完整性,实现对电子文件的超前控制和无人工干预的自动收集。档案系统早期与其他系统对接方式多采用与每一个系统进行单独对接方式。这种对接方式成本较高,并且系统耦合性强,整个系统容易随各子系统变动而失效。目前比较先进的模式是由单位建立大数据中心,将内部各分系统进行整合,并集中存储管理分系统共享数据。档案系统只与数据中心进行对接,较大限度节省对接资金及人力协调成本。

  二、档案服务朝远程化、自助化、联盟化方向发展

  传统档案服务多采用现场人工服务,这种服务模式时间成本及经济成本大,服务体验差。互联网的加入不但可使传统现场服务得到改进,而且还能推出多种全新的服务模式,实现信息多跑路,群众少跑路的服务效果。

  1.档案现场服务工作前置

  在档案查阅现场服务中,查档登记及排队等候耗费查阅者及工作人员大量时间,甚至由于不了解现场服务时间,导致服务对象白跑的现象时有发生。而通过网络提前预约,档案查阅者把现场部分工作提前在网络上完成,这样将工作任务进行了分解,减轻了档案工作人员的工作量,节约了查阅者的等待时间,档案机构还能及时通过预约系统预测当日接待量,并通过预约系统将闭馆等特殊情况及时告知查档者,减少查档者空跑次数,提升查档者的服务体验。

  2.档案非接触式的远程服务

  目前手机及网络已经实现实名制、照相、扫描设备也已经普及,在线支付技术上已经非常成熟。使用网络上传证书图片结合手机验证码,甚至使用人脸识别技术进行身份认证,通过在线支付实现远程付费。档案远程服务变得现实可行,档案利用变得更为方便快捷。

  3.现场服务的无人值守化

  利用海量档案数字资源及在线支付,


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