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【我的小小档案经】第六篇:整理(上)

2020-01-03

  我的小小档案经

  作为一名档案人,我不是个很好的案例,终其十余年,不过一档案搬运工。

  但这似乎是一种宿命,既想仰望围城之外的海阔天空,又舍不得这围城之中的汗牛充栋。

  也罢,日久生情,毕竟在这块田地里耕耘太久,虽不够深爱,却也很享受这片净土带给自己内心的淡泊与宁静。

  一些小小的心得和经验分享给大家,以资借鉴,或批评指正。

  第六篇:整理(上)

  企业档案整理该从何入手呢?

  这么说吧,拿到一份或一批文件,要按怎样的程序把它规整成我们想要的结果,以便于日常保管,以及后期的查阅、利用呢?

  虽然方法比较陈旧,但在目前的环境里,也许仍有一定的存在价值和空间。下面,就把我的日常做法逐步分解给大家。

  1、编号

  文件传递到我们手中,我们首先要根据档案分类和档号编制规则给文件标注编号。

  说到编号(也就是档号的标注),我们先来厘清一个基本操作上的区别:按件归档和按卷归档。

  按件归档,就是以一份文件(含审批+正文+处理结果)为单位进行整理归档,每份文件一个档号。

  按卷归档,就是具有某一共同特征的若干文件组合在一起,作为一个整体整理归档,一卷档案可以包含若干份文件,共用一个档号。

  按件归档比较适合过程移交归档,按卷归档适用于按固定期限移交归档。在《收集》篇里,我们谈到过程移交归档的方式更适合于企业档案的收集,那么,按件归档也就是一种更好的选择了。

  而这个档号一般用什么材质的笔、标注在文件的什么位置呢?

  我一般选择用铅笔标注在文件首页的右上角,请注意这句话中的几个点:铅笔、首页、右上角。为什么呢?

  这个经验一方面来自于实习时候一位老师的传授:用铅笔,好是2B铅笔,而不用其它带颜色、不容易擦去的笔,是为了保持档案的原貌,不改变档案的原始属性,2B铅笔较其它铅笔性能稳定,便于长期保存。标注在文件首页是为了醒目,易于识别。标注在右上角,是为了统一固定位置,便于查找。

  另一方面来自于工作实践。企业里过程移交的档案,更多的是资料属性,在过程中难免会有抽件、插件、换件、补件的情形,用号码器或其它材质的笔标注,不方便及时更新标注信息,也不便于使用,特别是后期需取出交政府相关单位的文件。

  

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  2、页码

  也许有人会说:按件或卷装订好,标个档号不就行了?为什么非要标页码呢?

  也有人认为:不就标个页码吗?这有何难?难道还有讲究吗?

  还真的有必要,有讲究。页码标注一方面体现了一份文件的始和终,也即完整性;另一方面,档案借阅归还的时候,也是一个核对的依据。那么,该怎样标注、标注在哪个位置呢?

  首先,要用阿拉伯数字,从“1”开始,同一件/卷文件中间页码连续、依次标下来。也就是说,如果是按件归档,页码就从每件文件的首页起,末页止,中间不断号;如果是按卷归档,页码就从每卷文件的首页起,末页止,中间不断号。

  其次,用铅笔标注在文件非装订线一侧的下角。请注意几个关键词:“铅笔”、“非装订线一侧”、“下角”。

  选择铅笔(尤其是2B铅笔)的缘由同档号的标注。

  “非装订线一侧”,这还不好理解呀,“非”就是“不”,不就是没有装订的那一侧嘛!一般文件和书册的装订会在左侧或者上侧,而我们档案装订一般会选择左侧,那么“非装订线一侧”就是右侧了。不过实际工作中还真有人不理解,比如有些文件需要双面标页码,正面的知道标在右下角,反面的也标在“右下角”,结果装订的时候,反面的“右下角”就变成了“左下角”,刚好被装订盖住!好费劲才把这种意识和做法纠正过来。

  更通俗一点的说法就是,文件正面标在右下角,反面标在左下角。

  为什么要标注在“下侧”呢?相信大家从小都读过书,书本上面一般都印有页码,最常见的也是在“非装订线一侧下角”。而现今的书本,倒没有如此“刻板”,有标在下角的,也有标在上角的,有标在左边的,也有标在右边的,甚至有标在页底中间的,也有标在页右中间的。而我们为了固定位置和便于识别,在这里统一标注在下侧。

  页码标注是不是很简单?简直太简单啦!但也不可小觑哟,实际操作中还真有小伙伴标注得五花八门,甚至按件归档的文件,从一件标起,第二件接着上件,无止境的标下去……

  3、扫描

  为什么要把扫描放在这里呢?因为一旦装订起来,再扫描就比较麻烦了。具体怎么扫描、扫描后的电子版文件如何整理归档,后面会有专门一篇关于电子文件归档整理方法进行分享,这里就不做赘述。

  

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  4、装订

  一般移交到我们这里的文件,大都是装订好的,为什么还要费劲拆除、重新装订呢?

  首先,这些文件的装订方式不统一,有订书机钉起来的,有别针别起来的,有胶装的,有热熔铆管装订的,还有标书那种长方孔、用塑料夹条卡起来的,等等。这些不同规格的装订方式,使档案无法整齐存放,比如有的钉叠加起来,或者塑料夹条的厚度过厚,使装订线一侧鼓起来,非装订线一侧瘪下去,给裝盒造成一定的困难。

  其次,有些装订材质不合规定。一般单位在选择订书钉的时候,很少有意识选择不锈钢钉,而普通的钉,容易锈蚀纸张,损坏档案。

  最后,一些装订材料不易去除,比如胶装文件、热熔铆管装订的文件,很难拆除,不便于后期的扫描和电子化操作。

  那么,要怎样拆除和装订呢?

  我们先来看拆除。

  对于已胶装、热熔铆管装订好的文件,如果是公司自存,建议保持原状,不做拆除和重装,以免造成更大的破坏和增加不必要的工作量。那么,我们要面对的,主要就是订书钉装订的文件了。

  有小伙伴说了:拆除订书钉有何难?用起钉器一下子不就拔掉了!

  在这里提醒大家,还真的不能鲁莽哟!因为用起钉器从正面拔钉的时候,背面扣下去的钉很容易顺势撕破纸张。我们要先从背面用起钉器把钉的两端拉直,再从正面轻轻一拔,钉就掉了。

  用得着这么麻烦吗?用!因为撕破纸张带来的麻烦会更大,修补起来会更费劲。一的捷径是增加起订的熟练程度,提高这道程序的速度。

  再来看装订。最常用的方法是三孔一线的线装法。

  先准备好工具:打孔器、装订锥、剪刀和棉线。在这里我们介绍一下打孔器的选择。我用的是手压式普通三孔器,其优点是:灵活、机动、方便、质优价廉,缺点是:圆孔太大、间距不可调。建议大家在选择的时候可斟酌一下,尽量选孔小、间距可调的打孔器。

  装订:这款打孔器有三个纸型:B5、A4、B4,我们一般用的是A4纸,要把刻度调到A4,然后把要装订的文件正面朝上放在打孔器上,左侧(文件的底部)顶住打孔器的小挡板,前面(文件的左侧)抵住打孔器的底端,手动按压下去,三孔即成。这种方法一般一次性打孔十张纸左右,最多二十来张,如果文件较厚、超过二十张,就依上法重复操作。

  根据孔间距剪一段棉线,中间对折,装订锥从文件背面中间的孔穿过去,用尖端的小挂钩将线拉过来,再依次从两边的孔里把线的两端穿拉到文件背面,最后将两端的线头从线中间对折的部分互相穿过,打个活结。如果能用锥尖将这个活结塞进中间的孔里,效果会更好。

  (是不是听起来很啰嗦?其实很简单,实际操作一下就知道怎么回事了。)


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  为什么要选择这种装订法呢?

  一方面是符合长期保管的档案要线装的规定,另一方面这种方式拆装方便,如果日常借阅只需要文件中的某页或某几页,很方便拆取和回复原状。

  其缺点是打孔毕竟破坏了档案的原貌。所以我们要尽量选择孔的直径小、孔间距适中的打孔器,以尽量降低损坏程度。

  对于页数较少的文件、装订侧页边距未留足的文件,或手签到装订线里边的文件,不建议打孔装订。用专用浆糊或胶水将文件左上角粘住即可,或用不锈钢推夹固定,以避免纸张脆薄,线装对纸张造成破坏,或盖住文字内容。

  (未完待续)


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