音像档案是指由从事各种活动的国家机关、社会团体和个人组成的对国家和社会有价值的照片、底片、影片、记录、录音带和其他不同资料。它们主要以图像和声音为基础，辅以文字说明的历史记录。声音和图像文件是单元文件的重要组成部分。

　　随着社会的发展和办公条件的改善，在办公工作和各种活动中形成了大量的音频和视频文件。为了更好地维护和运用这些生动形象的特殊载体文件，我们停止对房山区161个备案单位的声象文件管理进行调查。调查发现，音像档案普遍存在归档不全、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响到音像档案的保存和使用。音像档案管理滞后于档案的整体发展，已经达到了掌握的水平。因此，迫切需要采取有效措施，加强对音像档案的管理。

　　一、音像档案管理问题

　　(一)摄制组中存在着两种误解和“一强一弱”的现状

　　摄影师直接在各自的单位从事音频和视频文件的制作，并决定音频和视频文件的数量和质量。调查揭示了摄制组中“一个强，一个弱”的情况。在调查组的443名摄像人员中，156名为全职人员，287名为兼职人员。平均年龄为35岁，其中72%的人受过大学或以上教育。一个强大的团队，一个中年，一个高水平的教育——这是强大的一面;在参与调查的443人中，有381人(86%)工作了1到5年，只有14%的人工作超过5年。共有68人接受过专业培训，仅占16%。其中短训(录像专业)1 - 3个月66人，大专毕业2人，84%属于“自己”。“弱”的一面是缺乏专业经验和普遍较低的专业知识和技能。

　　调查还发现，摄像人员之间存在两种误解。一是当地人不知道什么是声像档案。他们继续错误地认为，只有来自更高当局的通讯和红顶文件才是档案，而他们在公务活动中所作的照片、录音和录象带被认为已经完成任务，没有必要归档和保存。二是有些人误以为照片是谁拍的就属于谁，把报纸、广播用完就连完，如何处置这些音频和视频文件都属于个人行为。因为这些同志缺乏整体概念,档案了解不强,只想到个人或部门工作方便,导致部分声音和图像档案保留在个人或部门很长一段时间,不移交档案馆室或档案档案统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，形成的声音图像文件失控或丢失，导致单位文件不完整和完整，严重影响了声音图像文件的持久维护和开发应用。

　　事实证明，摄像人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用。也就是说，声音的制作和文件的一遍日期的构成和存档是不好接近的，要靠档案人员来督促或存档来收集，只能“迟做总比不做好”。