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档案管理的相关制度该怎样进行规范化?

2020-06-09

  一、文件人员岗位责任制


  1、学习政治理论和专业知识,不断提高办公技术和管理水平。 失业、守纪律,积极参加各级档案事务训练,经检验取得岗位资格证书。


  2 .贯彻落实《中华人民共和国 档案法》和《实施办法》和《湖北省 档案作业条例》,贯彻党、国家和本系统(职业)有关文件工作的法规和规章,认真落实本部门的各项文件管理规章制度。 造成文件损坏、丢失、泄露、私行仿造等职务行为的,应当立即向领导陈述,并根据《档案法》及有关规定,直接追究当事人和领导人的行政责任或刑事责任。


  3、了解本部门和本系统的事务工作,了解本部门各类文件资料的构成过程,掌握分类方法、存档规模和保管期限。


  4、切实进行文件收集、分类、整理、编目工作,保证文件完整性,提高檀卷质量,达到标准化、规范化的要求,实现文件管理现代化。


  5、与判定小组其他人员定期判定房间保管的文件,慎重判定分析已到保管期限的文件资料,销毁丢失保存价值的文件,销毁文件,写判定分析的陈述书,经领导批准,与有关人员慎重负责销毁。


  6、积极参加本组织科研课题判定会、部门工程检验会、竣工检验会、竣工检验会等活动,充分接受并归档由上述活动构成的应归档文件资料。


  7 .编制科学检索物,全面了解房间情况,积极提供资料,做好咨询服务工作和资料使用工作,严格执行保密制度,坚持借阅登记和使用登记,收集使用作用和信息反馈,编制使用实例和资料信息。


  8 .积极开发文件信息资源,使用室藏文件制作贵重文件资料,满足各项事务工作的需要。


  9 .坚持仓库清洁卫生,文件檀卷配置有序。 细心进行文件“八防”的作业,继续温湿度记录和湿度控制的作业。 定期查看文件保管情况,检查文件资料,做好记录,及时处理文件保管、维护方面的事件,保证文件的完整和安全,大限度地延长文件的寿命。


  10 .做好文件核算工作,制作核算总帐,及时准确地向文件管理部门提交机关文件工作核算年报和其他查询表。


  11 .在管理公司内部文件的同时,应监督、审查和指导公司内部各科和所属公司的文件工作。


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