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解析纸质档案和电子档案有着什么联系?

2020-07-24

  在有日子、文件的收集、判定、保管、统一修正、运用工作中的一些经验和方法是固定的,成为文件工作的基准,现在的文件处理多依赖于经验。 随着办公室自动化、信息高速公路网络化、智能化方向的发展,会订机技能将规模扩大应用于档案工作,使电子文献的发作、构成、档案化及其传输、保存等处理方法与传统纸质文件不同,档案工作技能、处理方法的改变将冲击到档案化处理部分的传统处理方法。 未来的文件工作是基于混合介质创建的,它是电子档案和纸质文件的组合。 以下,从电子文献的特色来比较纸质文件与电子文献处理中存在的差异,探讨现代技能下文件的处理方法。

  电子档案的定义和特性

  电子档案从电子文件转换。 关于每一种电子文献,现在我国的定义是被公司纠正机系统识别、被处理、存储在录音带、磁盘或光盘之类的介质中且可在网络中传送的数字编码序列。

  电子文献的归宿是电子文献,但并不是所有的电子文献都成为电子文献,取舍选择的基准是判断那个文件看保存价值有木有。 因此,电子档案是有保存价值的档案化电子档案。

  数字档案馆和纸文件是同一个实质,都存在文件的一种方法,是信息和载体的统一,具有物理的实态特征,电子文件和纸是构成者的实际活动的记录,有参考运用价值,有档案化的准备。 但是,电子档案在记载方法上有很多与其他运营商文件不同的特性

  1 .依赖性和不可辨认性。 电子档案必须依赖于会订机的软件、硬件、数据库和网络系统,载体质量与传统文件完全不同。 纸质文件选择全部可读入人造的的记载符号,人直接可读入的磁性媒体和使用光学媒体的电子档案选择数字编码,用会签机进行解密查询密码,就能转换成成人可读记录。

  2 .信息存储的高密度。 无论是磁盘、录音带还是光盘,其存储量比以往的各种信息介质,特别是光盘大,被称为“大容量存储”,这种信息存储的高密度性减少了档案化的存储空间,容易注册。


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