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信息数字化的保存与维护问题不容忽视

2020-07-24

    信息数字化的保存与维护问题不容忽视保证数字化信息的可用性、可存取性、理解性是信息数字化的建设一项重要的任务和目标。任何信息的保存、维护在实际管理工作中都是基础业务建设问题,数字化信息更要求注意其数据的保存与维护。因此,强调有效使用信息资源,要保证数据信息的安全性;强调信息数据的可存取数性,保证数据信息格式的标准化、规范化;强调信息数据的可理解性,保证产生数据环境的完整性。

    数字化的意义:大限度保管和保护库存档案实体安全由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理,不仅占用了大量的库存空间,而且利用仍需到库房,管理成本高,档案易受损,如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印,减少了对库存档案的调阅次数和复印次数,降低了库存档案的老化速度,解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾,从而可以大限度地对库存档案进行有效的保管和保护,确保档案实体安全。

    科学界定档案数字化的内容。一方面立足群众需要,优先选择社会关注度高、使用频率高的档案进行数字化,以满足社会利用者对这些档案信息的需求,充分发挥档案的利用价值。另一方面立足国土资源事业长远发展需要,优先选择具有历史价值的珍贵档案和对长远工作具有指导意义的重要档案进行数字化,充分发挥档案的凭证价值。同时,要立足国土门职能职责,优先选择本地区、本部门有特色的档案进行数字化,充分发挥档案的查考价值。    

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