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一、电子档案的定义和特性
电子档案是由电子文件转化而来的。关于电子文件，现在我国的定义是：能被核算机体系辨认、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码序列。
电子文件的归宿是电子档案，但不是一切的电子文件都能成为电子档案，取舍的准则是看该文件经判定后有无保存价值。所以，电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件。
电子档案与纸质档案有相同的实质，都是文件存在的一种办法，是信息与载体的统一体，都具有物理实态的特征，电子档案和纸质都是构成者真实活动的记载，有参考运用价值，需求存档备查。但是电子档案在记载办法上有许多不同于其它载体档案的特性：
1、依赖性和不行辨认性。档案管理要依赖于核算机软、硬件和数据库与网络体系，和传统的档案在载体质量上是根本不同的。纸质档案都是选用人工可识读的记载符号，人能够直接读出;而运用磁介质和光介质的电子档案选用的是数字代码，只要借助核算机解码，才能转化成人可识读记载。
2、信息存储的高密度性。无论是磁盘、磁带仍是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有"海量存储"之称，这种信息存储的高密度性可削减档案的存储空间，便于寄存。
3、载体的多样性。传统的档案，记载信息的载体是纸，改变的是纸张规范的大小(16k、18k)，但电子档案载体有磁盘、有磁带、光盘等，出现多样性。
4、信息同享性。传统档案因为受原件的束缚，在同一时刻只能有一个用户运用一卷档案，且要身到现场;但电子档案能够人在异地，在同一时刻，多人不受空间的限制，同时同享同一信息，在完成了局域网和上了intetnet网后，人们在办公室、家中就能够运用档案信息了。
5、信息与载体之间的可分离性。电子档案的信息不具有固定的物理方位，能够以非实体进行加工和办理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于仿制、传输、便于异地调阅或构成文件。
