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解析纸质档案和电子档案有着什么联系?

2020-07-28

  一、电子档案的定义和特性


  电子档案是由电子文件转化而来的。关于电子文件,现在我国的定义是:能被核算机体系辨认、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传递的数字代码序列。


  电子文件的归宿是电子档案,但不是一切的电子文件都能成为电子档案,取舍的准则是看该文件经判定后有无保存价值。所以,电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件。


  电子档案与纸质档案有相同的实质,都是文件存在的一种办法,是信息与载体的统一体,都具有物理实态的特征,电子档案和纸质都是构成者真实活动的记载,有参考运用价值,需求存档备查。但是电子档案在记载办法上有许多不同于其它载体档案的特性:


  1、依赖性和不行辨认性。档案管理要依赖于核算机软、硬件和数据库与网络体系,和传统的档案在载体质量上是根本不同的。纸质档案都是选用人工可识读的记载符号,人能够直接读出;而运用磁介质和光介质的电子档案选用的是数字代码,只要借助核算机解码,才能转化成人可识读记载。


  2、信息存储的高密度性。无论是磁盘、磁带仍是光盘,其存储量大大高于过去的各种信息介质,特别是光盘,有"海量存储"之称,这种信息存储的高密度性可削减档案的存储空间,便于寄存。


  3、载体的多样性。传统的档案,记载信息的载体是纸,改变的是纸张规范的大小(16k、18k),但电子档案载体有磁盘、有磁带、光盘等,出现多样性。


  4、信息同享性。传统档案因为受原件的束缚,在同一时刻只能有一个用户运用一卷档案,且要身到现场;但电子档案能够人在异地,在同一时刻,多人不受空间的限制,同时同享同一信息,在完成了局域网和上了intetnet网后,人们在办公室、家中就能够运用档案信息了。


  5、信息与载体之间的可分离性。电子档案的信息不具有固定的物理方位,能够以非实体进行加工和办理,这种可分离性造成了电子档案信息易于更改,不留痕迹,易于仿制、传输、便于异地调阅或构成文件。


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