重庆档案数字化加工
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档案数字化加工学会七步不出错!

2020-09-02

  档案数字化加工是指把纸质的档案转化为电子档案,然后保存到相应的管理软件中储存,形成电子档案,与传统纸质档案相比更加方便快捷。那么档案数字化加工如何开展呢?简单来说分为案卷拆开、档案扫描、影像处理、档案著录、数据质检、数据挂接、档案还原七个程序。

  一、案卷拆开

  检查案卷的完整性,是否有缺页、漏页、错编现象,正、副卷标注是否正确;拆开案卷,将案卷背面的封条小心撕干净,剪开装订线;将案卷内页一页页分开,对特殊页做出标识提醒扫描人员注意;取掉案卷中订书钉、曲别针等金属物;注明每卷案卷(包括正、副卷)的页数及其他的特殊情况。对不能确定的案卷,拆卷人员应该及时向档案员进行咨询,不得擅自对问题进行处理。

  二、档案扫描

  档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐,避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时,应及时补扫并正确插入图像,发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整,认真填写纸质档案,扫描登记表,登记移交的档案数量,扫描的页数核对每份文件的实际扫描页数和档案,整理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。

  三、影像处理

  采用扫描软件及人工结合方法,对影像优化处理,使影像效果达到或超过实体效果;对因扫描原因造成的黑边、歪斜等特殊影像进行处理;对非正常格式、容量文件进行检查处理;对案卷中漏编的页面进行科学处理,确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。影像处理又以视觉清晰页面完整为准,对图像页面除线偏斜及图像页面中出现影响图像质量的进行校正和处理。影像处理时要保留文件编号与文件页码。

  四、档案著录

  如果档案库房提供的目录和纸质档案不相符的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入,并删除错误信息。著录项相关内容录入要完整,如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给档案保管人员,如果目录中要增加或减少相关著录字段要与档案保管人员协商。如果目录内容有错,如主题内容文号等,以纸质档案信息为准,并及时反应给档案管理人员。顺页整理著录的同时,要检查案卷的完整性,是否有缺页漏页错编现象。

  五、数据质检

  逐条逐页检查每个案卷目录下的扫描文件,页数、目录、内容是否一致,以及每个影像文件的倾斜度、清晰度、指节度、分辨率格式等内容。

  六、数据挂接

  通过数字化加工软件生成挂接数据,将数据复制到档案服务器上,运行服务器上的挂机软件进行操作,打开档案信息化管理系统检查挂接的文档。

  七、档案还原

  档案数字化加工完成后由档案保管人员接收,经过扫描和影像处理后,严格质检没有问题的档案进行装订还原;注意还原档案归类和归还,保持档案加工室的整洁有序,并填写档案交接登记表。


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