如何把所有档案变成现实有用的信息资源，迅速、快捷地为利用者提供服务，是当前档案管理的一项重点工作，运用数字化技术、信息化技术，把档案变成数字化信息资源进行共享发挥档案真正的作用，是档案数字化根本的目的。

　　档案数字化的定义

　　档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影 （录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。

　　档案数字化的主要内容

　　1.档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；

　　2.载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；

　　3.档案专题信息的采集与建库。

　　档案数字化的作用

　　为档案信息化建设打下坚实基础

　　档案信息化建设是档案管理发展规划的重要任务，其核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。

　　利于长远发展，保护档案原件

　　1.用数字化的档案代替原件使用，可以保护档案原件；

　　2. 数字化副本异地保存，输出缩微胶片供保存。这样可使这些档案资料在出现自然灾害的情况下不会遭到毁灭性的破坏，有利于档案的长远发展；

　　3.恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

　　改善档案的利用方式，提高利用率

　　1.一份文件可以以数字化形式同时提供给多个利用者，实现资源共享；

　　2.数字化文件可以通过网络传输，能异地调阅利用，扩大了档案的利用空间；

　　3.档案数字化以后，将已开放的档案上传系统，利用者可以随时使用开放的档案文件，实现档案信息资源共享。

　　4.缩短检索时间，利用效率有很大的提高。

　　节约成本，档案人员工作效率提高

　　数字化管理后，纸质载体的档案可以转为机读档案，既节约了保管费用，也节省了占地空间，查阅方便迅速，避免了反复印制资料造成的纸张和人员的浪费。数字化管理后档案能及时归档，并能尽快提供利用服务。