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档案小知识—档案整理基本要点你都会了么?

2020-09-28

   档案整理的基础或是前提,是公司的文件归档的类别。

  一、文件类别

  1、文书档案:公司发文、公司往来函件、公司重要文件、会议文件

  2、工商档案:公司证照、公司设立及变更文件、公司股东会决议、公司章程、公司董事会决议

  3、合同档案:按公司实际情况分类:或按部门分类,或按合同性质分类均可,若公司产生合同较少,可以按时间排列,不分类

  4、诉讼档案

  5、实物档案:印章、荣誉证书

  6、工程档案:房地产涉及的按照城建档案馆要求进行整理。

  7、成本采购档案:招投标文件、结算文件

  8、权属档案:商标、知识产权、专利

  9、声像档案:录音、录像、照片等

  10、客户档案:客户为个人的应保留姓名、性别、电话、学历等;客户为企业的,应保留企业名称、企业资质文件、联系人及联系方式等。

  这些档案类别,公司不会全部都有,一般只有部分类别,请按公司实际情况制作本公司的档案类别。

档案整理托管

  二、纸质档案整理

  1、收集:存档记录表。其他员工归档的文件要登记,如果条件允许,应有线上审批流程。

  2、分类:确定档案类别,按照一项中的类别,对号入座。

  3、编号:档案按件整理,每份文件应有的编号(铅笔写于文件右上角)。

  例:公司简称缩写+档案类别缩写+年度+流水号

  4、编页码:凡是有文字的都是一页,均需编写页码(铅笔写于右下角及左下角)。

  5、扫描:将纸质文件扫描,存储为PDF格式,并重命名按类别建立文件夹保存。有的档案系统要求挂库为JPG格式的,请扫描存储为JPG格式。

  6、录入目录:没有档案系统的,可以使用Excel表,著录:档案编号、文件标题(标题含具体内容,便于查找)、承办人、成文日期、密级、保管期限、件别(原件/复印件)、实体份数、页数、归档日期。

  7、装订装盒:每份文件单独装订,每个类别不能混放,要单独装盒。每个年度也不能混装,新的一年要重新装盒8、卷内目录:可以手写,也可以年终,档案存档完毕,将目录打印出来(字段可以选择:档案编号、文件标题、文件日期等)。

  三、实物档案、声像档案:还需将实物本身的编码登记,定期检查,尤其是声像档案要每年检查,看是否可读。

  档案工作说难不难,因为是固定的重复的工作内容,说简单不简单,因为繁琐,需要细心和认真并有耐心。

  档案工作本身是个技术岗位,专业知识展开就太多了,本文介绍的都是比较简单的,适合小公司,对于集团和大中型公司而言,还需要更多和更细化的专业内容。


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