档案整理的基础或是前提，是公司的文件归档的类别。

　　一、文件类别

　　1、文书档案：公司发文、公司往来函件、公司重要文件、会议文件

　　2、工商档案：公司证照、公司设立及变更文件、公司股东会决议、公司章程、公司董事会决议

　　3、合同档案：按公司实际情况分类：或按部门分类，或按合同性质分类均可，若公司产生合同较少，可以按时间排列，不分类

　　4、诉讼档案

　　5、实物档案：印章、荣誉证书

　　6、工程档案：房地产涉及的按照城建档案馆要求进行整理。

　　7、成本采购档案：招投标文件、结算文件

　　8、权属档案：商标、知识产权、专利

　　9、声像档案：录音、录像、照片等

　　10、客户档案：客户为个人的应保留姓名、性别、电话、学历等；客户为企业的，应保留企业名称、企业资质文件、联系人及联系方式等。

　　这些档案类别，公司不会全部都有，一般只有部分类别，请按公司实际情况制作本公司的档案类别。

　　二、纸质档案整理

　　1、收集：存档记录表。其他员工归档的文件要登记，如果条件允许，应有线上审批流程。

　　2、分类：确定档案类别，按照一项中的类别，对号入座。

　　3、编号：档案按件整理，每份文件应有的编号（铅笔写于文件右上角）。

　　例：公司简称缩写+档案类别缩写+年度+流水号

　　4、编页码：凡是有文字的都是一页，均需编写页码（铅笔写于右下角及左下角）。

　　5、扫描：将纸质文件扫描，存储为PDF格式，并重命名按类别建立文件夹保存。有的档案系统要求挂库为JPG格式的，请扫描存储为JPG格式。

　　6、录入目录：没有档案系统的，可以使用Excel表，著录：档案编号、文件标题（标题含具体内容，便于查找）、承办人、成文日期、密级、保管期限、件别（原件/复印件）、实体份数、页数、归档日期。

　　7、装订装盒：每份文件单独装订，每个类别不能混放，要单独装盒。每个年度也不能混装，新的一年要重新装盒8、卷内目录：可以手写，也可以年终，档案存档完毕，将目录打印出来（字段可以选择：档案编号、文件标题、文件日期等）。

　　三、实物档案、声像档案：还需将实物本身的编码登记，定期检查，尤其是声像档案要每年检查，看是否可读。

　　档案工作说难不难，因为是固定的重复的工作内容，说简单不简单，因为繁琐，需要细心和认真并有耐心。

　　档案工作本身是个技术岗位，专业知识展开就太多了，本文介绍的都是比较简单的，适合小公司，对于集团和大中型公司而言，还需要更多和更细化的专业内容。