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档案知识——档案整理工作原则

2020-10-14

  档案整理是档案室工作中的重要内容,其对完善档案管理体系至关重要,档案整理主要是将处于零散状态和需进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目,使之具有系统性与联系性的工作过程。

  档案的整理应该充分利用原有的整理基础,保持文件之间的历史联系,采用合理的整理方案从而提高档案质量,便于保管和利用。

  (一)档案的整理应充分利用原有的整理基础

  首先要重视原有的整理基础,不轻易打乱重整。只要不是零散文件,已经整理而有规可循、有目可查,即应该力求保持其原有的整理体系。

  保留原有整理体系

  许多经验表明,只根据一时的需要和某种管理要求,动辄改变原来的整理体系,对档案整理一再返工,虽然有时会提高整理质量,但有时却越整越糟,甚至对档案有所损毁。对原有的整理基础要适当地吸收和保留,即使某些简单的保存和清理工作的痕迹,如原有的随手注记的年月、单位、内容和数量等标识,也应该得到重视。对于先前整理不当或有明显错误的地方,要仔细研究,掌握有关情况后再加以改动和纠正,切忌鲁莽地毁灭档案原来整理体系的原貌。

档案整理

  (二)档案整理保持文件之间的历史联系

  潜在的历史联系

  所谓文件之间的历史联系,就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互联系,主要表现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。

  档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生,而以组合的群体形式持久地存在和运动,因此,整理时不能根据偶然的需要和人为的联系随意分合,要按照档案形成规律,保持文件在其形成者实践活动中的固有联系进行整理,如实反映历史活动的面貌。

  便于保管和利用,才是档案工作的出发点

  譬如,一次重要的调查活动会形成座谈记录、请示、批复、报销记录凭证等,就其内容而言,无疑有密切联系,但把这些形式不同的材料混同起来保存,显然不利于查找利用,因此不能机械地运用档案整理的做法,而是要根据情况分别整理,恰当组合,既保持档案优化联系,又便于查找和利用。


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