重庆档案数字化加工
您当前的位置 : 首 页 > 新闻中心 > 常见问答

如何做好纸质档案数字化扫描工作(下)

2020-10-19

  (二)扫描加工中阶段

  这一阶段是纸质档案数字化加工流程进入实质性操作阶段,是实现纸质档案数字化高质量的关键阶段。扫描人员需要掌握一定的操作技术和方法,充分掌握合格图像的标准要求。

  1.掌握标准要求。做好工作标准先行,纸质档案数字化加工工作同样要在标准规范的指导下进行。既不要为了节省存储空间降低标准,也不要不顾实际需要一味地提高标准。具体标准应该包括但不限于全年度归档纸质档案全部扫描,图像按档案排列顺序依次扫描,每一件每一页纸质档案与扫描后形成的数字图像一一对应,每一件档案图像首页应含有归档章,各页有正确的页码标识,每一页图像要字迹清楚、图像完整、方向正确符合阅读习惯,图像明暗度要适中、图像尽可能反映档案原貌等。

  2.掌握操作方法。在未实现完全电子化办公情况下,纸质档案的数字化扫描任务是相当繁重的,要做好此项工作,操作人员需掌握一定的扫描操作和图像处理的技术方法。

  扫描操作:档案扫描仪与计算机连接,安装驱动和扫描软件后即可使用。工作人员要能够对档案扫描仪操作方法及扫描仪参数的设置熟练掌握和使用。扫描操作说起来并不复杂,就是将纸质档案放入扫描仪、扫描、将档案拿出扫描仪。但是这里还是强调不要急于扫描,在扫描前一定要对扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置,其依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求。目前市场上有平板式扫描仪、滚筒式扫描仪、顶置式扫描仪等,应根据需要和档案的纸张质量进行选择,有条件的话选用专业的非接触式档案扫描仪。扫描色彩模式在《纸质档案数字化规范》中推荐全部采用彩色模式扫描,而色彩往往又与图像存储格式关联,彩色图像通常存储的格式为JPG,若存储为TIFF格式占用空间相对会大。扫描分辨率是影响档案直观效果的重要参数,规范中规定低为200dpi,要实现OCR识别的则需要300dpi以上。在确定好以上参数的基础上再进行亮度和对比度的微调。

  图像处理:规范中要求扫描图像尽可能反映档案原貌,但在扫描过程中受档案纸张幅面、纸质粗糙程度、字迹洇散、颜色不均等因素影响,可能出现图像一次扫描不全、燥点过多过大、字迹深浅不一、发白偏暗、图像倒置等质量问题,出现这些情况就需要进行图像处理操作,一般需要采用专门的图像处理软件来实现,一般可以采用PS软件,也有一些专业的档案扫描仪自带非常实用的图像处理软件,能够完成图像拼接、图像去污、裁边、旋转及纠偏等图像处理工作,使图像完整、整洁、端正。

重庆档案扫描

  (三)扫描加工后阶段

  一批档案扫描完,在移交档案管理部门前,还有一些工作要做,包括图像检查、数据对接检查、数据存储、数据移交等工作,每项工作依次衔接完成。

  1.图像检查。数字化加工的成果好不好,在数字档案利用过程中会得到检验,但是作为加工工作来说,不能等到利用时发现问题再回过头来修改,就像工厂产品生产一样不能等着别人去发现问题,这样就会造成不良的影响。检查人员首先要掌握纸质档案数字化加工的标准要求,然后才能参与检查。其次检查人员要认真负责,在可能的情况下实现100%的检查,低不能低于10%,对抽检到的内容要达到100%的合格率,一旦发现问题,进行修改,该处理的处理,该重扫的重扫,该补扫的补扫,并要进一步扩大检查范围,再检查完善。

  2.数据对接检查。目前,利用数字档案的方式基本都是通过目录来检索数据,因此目录与图像及数字化副本能否一一对应,也是检查的重要内容,检查率应为100%,如果发现问题,重新修改完善。

  3.数据存储。在前两步骤没有问题的前提下,就可以将数据进行脱机存储,目前提倡采用一次性写光盘作为存储介质,存储的内容包括档案图像、目录数据、相关说明文件等,其存储结构包括图像文件的命名方式等应按照数字档案管理系统的设计模板来建立,而相关文件说明要尽可能地齐全,包括但不限于工作流程过程中的规划方案、人员登记表、数字化加工档案登记表、数量统计表、质量检查表、编码说明文件、数据描述等,建立起完整的项目档案元数据。

  4.数据移交。这是扫描加工工作完成前的一项内容,将前期工作成果向档案管理部门移交,移交的内容由档案管理部门规定,移交过程包括移交前的验收和办理交接手续,此验收由档案管理部门来验收,验收合格则进行下一步——办理交接手续,如果验收不合格,那么说明前期的工作还存在问题,需要重新改正后再进行数据移交。交接手续在双方盖章确认后,标明此次工作即圆满完成。

  档案数字化工作是当前及今后一段时间档案工作的重要内容之一,这一工作说起来容易做起来则需要很大的细心和耐心,但只要掌握具体规范,并在工作中积极总结经验,都能够把这项工作很好地完成。

重庆档案扫描

标签

下一篇:没有了

最近浏览:

Pay attention to us

未标题-3.png咨询服务热线:023-67865146

立即咨询