重庆档案数字化加工
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档案数字化加工——档案封存保管浅析!

2020-12-09

  一、为什么要进行档案原件封存

  档案封存是在基于档案已经实现复制或数字化处理,对外提供利用档案复制件的情况下而对档案原件进行的一种特殊保护措施。

  目前各级各类档案馆正在加快对档案原件的数字化处理,以加强对档案原件的保护。随着对档案数字化范围的日渐扩大,加之地震、水灾、火灾、高温高湿天气的变化等自然灾害的不断出现,库房中的档案原件又该如何实现有效的管理和保护,在灾害来临之前或之后又采取怎样的预防和抢救措施,因此对档案原件的封存就提上议事议程,已经成为档案部门档案亟待思考和实践的问题,而且要“尽量”“尽快”。

  二、如何进行档案原件封存

  在封存档案的方式方法上可采用多节柜、纸箱、帆布袋或塑料袋等,需根据实际情况进行。

  1.档案多节柜密封保存

  档案多节柜是有利于档案安全的装具,一般每套分五节,可单独存放,也可按五节叠加存放。因此,对于正在计划安装、更新档案装具的档案馆当密集架式档案多节柜,目前有的档案馆已在使用。

  对于现使用密集架存放档案的档案馆,如果全部换成档案多节柜进行存放,需求资金大,也造成庞大的装具资源浪费,可定做与密集架隔断相匹配的多节柜,继续使用密集架。

  2.纸箱密封保存

  用无酸、阻燃的纸箱密封档案。但搬运时需使用打包带。

  3.帆布袋、塑料袋密封保存

  在馆库相对稳固、恒温恒湿的前提下,可用塑料袋密封档案。根据档案情况,定制适宜尺寸的加厚透明塑料袋,密封后继续摆放在密集架上即可。帆布袋亦可用于封存档案,但主要侧重于装载档案,在紧急情况下,运输封存于纸箱或塑料袋中的档案。

  4.长远考虑

  无论以何种方式对档案原件进行封存,都要视目前档案装具状况,考虑便于档案日常管理、便于搬运等具体情况。

档案数字化加工

  三、档案原件封存保管的作用

  1.便于档案原件保护。

  在对档案原件实行缩微、复印、数字化扫描等情况下,对档案原件进行密封保存,可以起到防盗、防尘、防潮、防鼠的特殊保护作用,减少了档案原件利用时频繁翻阅及复印、扫描等热、光原因造成的损害,既方便利用者的查阅,又有效延长纸质档案原件的寿命。

  2.便于档案原件管理。

  档案库房管理制度要求定期对档案进行清点检查,以青岛市档案馆库房为例,根据制度要求,每两年要进行一次各方面清点检查,清点要求对照纸质目录、电子目录、档案实体进行核对,并检查档案实体的状况。

  对于存量约为20万卷/件的档案,管理人员在承担着档案管理、提供利用等日常工作的情况下,交替进行档案的清点、记录、总结,等到清点报告完成,时间约要半年。如采用封存保管,严格按照封存流程进行操作,就可不用逐卷清点,非完全密封、透明包装袋,也便于抽查档案实体温度、虫霉等特殊情况。因此,对档案进行封存保管,将大大减少库房管理的工作量。

  进行封存的档案有两种,以卷皮整理的档案和存放于档案盒中保管的档案。以上情况基本是针对以卷皮整理的档案。根据实际情况,档案盒是比较专业的档案保存用具,所以针对使用档案盒保管的档案在清点无误的情况下直接贴封,不必放入包装袋中,同样也减少库房管理人员的工作量,提供工作效率。

  3.便于档案原件转移。

  档案多节柜钢板材质,表面采取了酸洗、磷化、防锈处理,柜身耐高温,且防尘、防潮、防光、防鼠等,遇到地震等紧急情况时便于转移,即使遇灾也能起到保护档案的作用。帆布袋质薄柔软,比钢材的档案柜使用更轻巧灵活,而且还有阻燃、防火、耐水、耐高温的作用,紧急情况下,在有限时间内有助于加快档案原件转移。

档案数字化加工

  四、档案原件封存对档案基础业务提出了新要求

  对档案原件实行封存保管,需要进一步加强和完善档案基础工作。

  1.建立健全档案库房安全制度。

  档案安全工作始终是档案工作的首位,因此要根据档案库房安全设施的现状,建立和完善档案原件密封台账、档案原件定期拆封检查、温湿度控制、消防安全等相关制度,建立封装登记编目、查封审批、封装备案等工作流程,设立监督机制,确保档案安全万无一失。

  2.加快档案缩微、扫描、复制件制作及异地备份的步伐。

  这是档案封存工作“尽量”“尽快”的前提。应制定好工作计划,组织协调好人力物力,尽量尽快地完成档案复制、数字化工作,为档案封存做好准备。考虑到人为或自然灾害对档案原件的危害,档案数据异地备份也是迫在眉睫的一项工作,亦应加快进行。与此同时,为方便部分利用者查阅档案的特殊要求,将部分档案制作出复印件提供查阅也需要同步考虑。

  3.档案进行封存,对数字化质量提出了更高的要求。

  档案原件一旦封存之后,非必要的检查等特殊原因,不再进行拆封查阅。因为在运用数字化扫描、缩微等手段进行档案复制时,要加强人员培训,提高工作质量,保证其准确性和完整性,要加强日常数据监测,保证电子文件长久可读和有效利用,确保档案信息的安全。

  4.档案进行封存前,要各方面检查档案保管情况。

  档案原件在管理、利用过程中可能会受到一定的损害,因此在对档案原件实施特殊保护前,要认真检查档案原件的质量情况(考虑是否进行裱糊、杀虫等必要的保护措施),检查案卷目录与实际排架、卷内目录与卷内文件是否一致,检查数字化信息与原件内容是否一致,有无遗漏等问题,及时纠正相关问题,并进行重点登记,确保档案封存工作顺利进行。

  当然,在档案封存前还要制定好封存计划,那些需要封存,那些不需要封存。在紧急情况下,哪些档案优先转移,怎样转移、转移到哪里,也需要制定出档案转移预案,并做好事前预练。

  总之,档案安全是档案工作者的重要职责,实现档案的安全有效管理任重而道远。


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