重庆档案数字化加工
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谈谈纸质档案数字化加工成果数据验收过程管理!

2021-01-07

  一、纸质档案数字化加工成果数据验收过程管理

  根据《纸质档案数字化技术规范》规定数据验收主要包括:数据抽检、验收指标、验收审核、验收登记四个方面的内容。组织严格规范的数据验收,是保证数字化加工质量的重要手段,纸质档案数字化加工,任何一个逻辑错误,都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患,要赋予数字化加工各环节工作人员质量检查任务,每个工作人员操作前,要先对上一环节提供的档案或数据进行质量检查;档案扫描员负责检查档案前处理质量,图像处理员负责检查档案前处理和档案扫描质量,数据挂接员负责检查档案前处理、档案扫描和图像处理质量,质检员负责检查所有环节工作质量,各班组长负责检查本班组人员工作质量。数据验收包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量,抽检的比率是一个全宗不得低于5%,如出现目录数据库与图像文件挂接错误,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为“不合格”;一个全宗的档案,数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上时,给予验收“通过”,验收结论必须经处室相关人员、局馆领导审核签字后方可有效,并填写纸质档案数字化验收登记表单,数据验收过程结束。

  二、纸质档案数字化加工成果安全管理

  为保证纸质档案数字副本是档案原件真实、完整、可靠与可用的复制件,必须在纸质档案数字化过程中实施全程安全管理。应建立安全管理措施,对数字化对象实行审批制,采用适合的数字化技术,执行规定的质量控制程序,准确制作各个环节并由当事责任人的签字,数字化成果按规范要求移交,确保档案原件与档案信息安全。对进行数字化的档案原件,在拆装、整理、修复等过程中,应遵循小干预、保持原貌以及适宜性、相似性与可逆性原则,大限度减少数字化转换对档案原件可能造成的损伤或形制变化。数字化档案离开了计算机及相应的软件,就无法生成、传递、识别,为保证数据安全,完整数据应及时进行备份,备份载体的选择应多样化,可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份,并注意异地保存。备份数据也应进行检验,备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。

  纸质档案数字化加工工作是一项长期而又复杂的任务,在开展纸质档案数字化加工实践过程中会不断地涌现新的情况、新的问题、新的技术,这就要求我们必须不断加强规范纸质档案数字化加工的过程管理,确保纸质档案数字化加工工作的顺利开展。


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