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电子档案管理需要注意的几个问题!

2021-01-13

  目前,随着档案信息化建设步伐的加快,数字化、网络化技术被广泛应用于档案管理工作,由于电子档案信息内容的数字化、文档处理需求的一体化、电子档案保存的技术化及其开发利用的多样化,致使电子档案管理呈现出一些新的特性。不仅给档案工作带来了新一轮的挑战和压力,同时也带来了的机遇。笔者认为做好电子档案管理工作应注意处理好以下几个问题。

  一、归档载体发生变化,但仍应做好纸质文件的归档随着办公自动化系统的广泛应用,文书档案的归档载体发生了变化,由原来单一的纸质载体改变为目前的纸质载体和电子载体并存。但在实际工作中,仍然要重视纸质文件的及时归档。因为目前办公自动化尚未完全普及,更主要是因为电子文件的法律效力问题还没有彻底解决。虽然电子文件在提供利用上快速方便,且一般不需要查看原件,但纸质文件毕竟是档案的原件,发挥着电子文件尚不能取代的法律凭证作用。因此,不论档案载体发生什么变化,纸质文件的集中归档保存不仅需要,而且显得更加重要。在今后相当长的一个阶段,电子文件和纸质文件必须同时归档,同时立卷,不能因为立卷方式的改变而使归档文件有所遗漏,要对纸质归档文件进行必要的整理,以便与电子文件相互呼应,更好地保存和利用。

数字档案管理

  二、加强电子档案安全管理,提高防范能力由于电子档案的形式和内容往往是相互分离的,其形式和内容均容易被改动,且改动后不容易留下痕迹,这给电子档案的原始性、真实性增加了困难。另外,网络及软硬件环境、人为因素等诸多因素都直接或间接影响着电子档案的安全。在实际工作中确保电子档案的安全管理,必须抓好以下几点:一是充分认识电子档案安全管理工作的重要性和必要性。从思想上,转变观念,层层把关,层层负责,严格管理。提高电子档案安全防护能力,力争做到无授权的用户进不来、看不见、改不了,保证电子档案的原始性和真实性。二是必须以国家及地方或行业相关标准来指导工作,特别是针对应长期保的红头文件等重要文件,必须严格操作程序,严禁越权办理,在存储时要做好技术处理。三是要在电子档案管理系统中建立有效的操作权限管理体系,适当选用加密技术,保证电子档案传输过程中的安全。四是加强用户口令管理,合理设置口令和更换周期,防止被人盗用,非法上网和越权访问,对文件密级进行严格管理,同时要单机操作,专机专用。定期进行软件检测,做好防火墙及杀毒软件的安装等工作。五是认真做好电子档案数据的备份工作,可根据单位实际情况选择是否需要多套备份、是否需要异地存储等。

  三、电子档案应依托技术力量,加强保存与维护电子档案的有效保存与维护是一项极其重要而复杂的工作。因而,在对电子档案的保存与维护过程中,应在充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等实际情况下,统筹设计技术方案和工作模式,并采取有效措施,以确保电子档案的安全可靠,使之能够长久地处于可准确提供利用的状态,使其在为企业服务的过程中发挥更大的作用。具体来说需要注意以下几个问题:要保证电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案,必须以原始形成的格式进行还原显示,可采用以下三种方法:

  一,是保存电子档案相关支持软件,即在保存电子档案的同时,将与电子档案相关的软件及整个系统一并保存,并与电子档案存储在一起,恢复时,使之按本来的面目进行显示;二是保存原始档案的电子图像;三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品,因为这是为稳妥的长久保存方法。

  二,要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质载体上,所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。载体应直立排放,并满足避光、防尘、防变形的要求,远离强磁场和有害气体等,在条件允许下,配备防磁柜等专用设施。

  三,要保证电子档案内容逻辑上的准确。电子档案内容是以数码形式存储于各种载体上的,在以后的利用中,必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原,形成人们能够直接阅读的格式进行显示。因此,除对电子档案本身进行很好的保存外,还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存,或采用其它方法和技术加以转换。

四,要对电子档案定期进行有效的检测与维护。电子档案载体很容易受到保存环境的影响,因此对保存的电子信息要定期进行检测与拷贝,应每半年进行一次,并将定期检验结果填写在电子档案管理登记表中,电子档案封存载体不外借。对于电子档案的检测与维护必须严格管理,必须建立相应的维护管理日志,并做好维护记录。

  四、加强档案人员管理,提升综合能力与素质电子档案的管理与纸质档案的管理存在着一定的区别,对档案人员的知识结构要求有很大不同,档案管理人员应具备的基本素质是档案知识素质、计算机能力素质、信息资源开发素质。电子档案的归档、立卷、整理均在计算机上操作,因此档案人员的计算机操作能力必须要加强,在实际工作中既要严谨又要细致,要善于统计,善于利用档案的有效资源,做好专题研究。总之,随着当前电子档案管理工作的不断深入,对档案人员提出了新的要求,这就需要档案人员能够立足岗位,不断更新已有的知识,努力提高自身素质,以适应档案工作发展的需求。


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