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简述档案管理的注意事项包括那些?   

2021-01-13

  1、必须牢固树立档案质量意识。档案质量的提高,与工作人员的质量意识有着密切关系。其中,领导的档案质量意识为关键,领导通知必须提高认识,转变观念,认清档案管理的重要性,认清档案数字化是大势所趋,要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设,因此要求从事档案工作的人员,特别是各级领导,要牢固树立档案质量意识,用较高的工作质量来促进档案质量。

  2、要不断提高档案人员素质,加强管理,完善规章制度,建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说,就是要有强烈的事业心和高度的责任感,要有良好的服务意识,要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作,档案人员业务素质的高低,对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的机会,使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。

  3、要把全面实现档案的价值作为检验档案工作质量的标准。每个从事档案工作的人员,要通过加强档案的质量管理,更好地为生产、建设、教育、科研服务,促进各项工作的质量和效率的提高,从而实现档案的真正价值。

  4、要牢固树立"下道工序是用户”的思想。档案是由多部门、多人共同完成的,不同部门、不同工作人员之间能否密切配合,上道“工序” 能否给下道“工序”提供高质量的“半成品”,就成为档案质量的关键。如果每个上道"工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用户”,为下道"工序”提供质量保证,那么,档案的质量就有了可靠的保证。

  5、要以预防为主,防检结合,重在提高。优良的档案质量是“生产"出来的。根据这一-基本道理,档案全面质量管理要求把档案管理的重点,从“事后把关"转移到“事先预防”上来。从管结果转变为管因素,做到防患于未然。

档案管理

  一、档案室的交接

  1、档案室交接时,首先档案管理人员要整理好档案室内的档案建立档案交接表。

  2、交接人与接收人要逐一-清点核实档案,然后再档案交接表_上双方签字。

  3、接收人要熟悉档案室内的所有档案分布情况。

  二、档案的交接

  1、归档资料:归档资料少时需由交档人填写《档案交接记录》,登记好时间、档案名称、数量等相关信息。数量多时除了要填写《档案交接记录》,同时,还要向档案管理人员提供交接档案的详细目录(纸质版、电子版)。

  2、档案管理员进行档案资料的确认,经双方核实认可后,交接双方相互签字确认。

  3、档案管理员根据归档资料的类别进行存档,并建立书面和电子档案目录。

  4、各类档案要按类别、用途分别存档,整理出书面及电子目录,便于管理和查阅。

  5、归档的文件材料应齐全、完整、准确。热敏纸传真件和字迹易(或已严重)褪化的文件材料(用圆珠笔、铅笔书写)应附上复印件。

  6、平时合同交接时每月的15日、30日集中交接

  档案借阅注意事项

  1、借阅人填写《档案借阅登记表》,注明借阅档案名称、借阅理由及归还期限。

  2、经总经理批准后方可借阅。

  3、所借档案的复印件的内容仅供本次借阅事由涉及的用途,不得作为他用。

  4、借阅人应爱护档案,注意安全和保密,严谨私自复印、抽卷、抽页、涂改和污损。

  5、档案归还:

  1)档案管理员要及时催促档案借阅者按时归还档案,并在档案归还时严格检查验收,保证档案完好。

  2)营业执照、组织机构代码证、税务登记证等原件当天借当天还。

  日常管理:

  做好档案室的卫生清洁,定期进行通风,做好物品防潮、防腐、防虫、防火、防尘、防晒等工作。


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