重庆档案数字化加工
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谈谈档案数字化加工工作中的加工软件!

2021-02-04

  计算机和互联网技术兴起以来,信息技术得到了快速的发展和广泛的应用,各行各业、各个领域都全面开展了信息化工作,档案行业作为传统信息向流量信息转变的媒介,也迫切需要相应技术手段来支持和引导,将原有的信息保存,向建设流动信息资源数据库发展。在这个过渡与转变的过程中,档案加工处理工作越来越受到重视,其加工标准和工作流程也在不断的进步与改进,基于质量与效率的提升,一系列档案数字化加工软件如雨后春笋般涌现出来。

  与传统档案管理工作显着的区别在于,档案加工管理软件融合了计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术、密级加密技术、电子公章技术等,可以看作为一种新型的档案信息形态,其根本目的在于将存在于各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,以网络化的形式连接,以准化的形式利用,通过计算机系统对档案信息资源进行有目的有针对性的加工和管理,形成一个有序结构的档案信息资源数据库,为各种数据需求提供利用,实现信息资源的高度共享。

  档案加工管理软件所实现的档案数字化包括档案数字化采集、数字化管理、数字化查阅等几方面内容。落实到具体操作流程上的档案数字化,主要包括从实体档案库提卷后,一项进行拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料,然后可以进行数据的采集工作。档案数据采集的同时要对扫描图像进行纠偏、去污、去黑边等处理,采集完成后,需要校对档案目录以及核对电子材料,至此完成初步审核。

  之后由专人再次对档案原件及数据进行审核,确认无误后,将原始档案装订还原,并对采集到的电子数据进行归档挂接整理。在整个加工过程中,各环节有序操作,相互配合,协同运行,以流水线方式完成信息的采集、审核、加工等工作,为档案资源的再利用提供准确而可靠的数据信息,并从长远使用上提高了工作效率,也有利于档案原始资料的保存。

  看似繁琐复杂的加工过程在协同软件的帮助下,可以变得简单有序且一目了然,这就是使用档案加工管理软件的优势所在。而在面对网络上花样百出层出不穷的各类加工软件,如何选择一款性价比较高而又适合自己的档案加工管理软件呢?

重庆档案数字化加工

  在选择合适的档案加工管理软件之前,首先要根据本单位实际情况和档案工作的实际需要,先列出一个需求清单,例如,需要管理的档案类型、数量、期望达到的整理标准等。其次,需要明确工作资源配比,也即预算及人工投入成本。根据这些具体的需求,选择一款适合的档案加工管理软件。

  就档案加工管理软件的选择本身而言,主要在于业务功能的匹配是否契合、生成数据资源的安全性管理等方面。参考目前同行业使用的各种软件,针对业务来选择功能匹配的软件,在主要业务框架符合的前提下,通过技术手段增删调整具体细节业务操作,以档案数字化加工20年工作经验的大连恒智科技自主研发的档案数字化加工管理软件为例,涉及标准以国家档案局收录档案标准制度为基础,整合各行业档案整理及管理的共通之处,本着精简细化的原则,基本功能包含录入、扫描、修图、查询、打印、数据导入和导出,功能操作上简便易上手,不但适合档案工作管理人员使用,更适合零基础或者基础比较薄弱的从业者使用,可以高效快速地进行档案数字化整理加工的各项工作环节,并得到高质量的成果。这款软件本身支持目录数量的管理和检索,在数据安全方面,支持网络端和单机终端双重保险存储,规避安全隐患,防止各种因素导致系统数据的丢失,重要的是,这款软件安装十分方便,且使用简单,内置标准化模板,生成的数据资源可以跨平台应用,解除用户的后顾之忧。

  随着业务需求的不断提高,档案数字化和档案管理系统在管理企业和事业单位工作中体现出来的重要和不可替代的作用也日益凸显,换言之,技术进步所带来的推动反作用于技术本身,凭借符合档案信息资源管理策略和规范的数字化加工管理系统软件,作用于各行业档案信息管理加工之中,对于有效推动市场信息资源流动、促进信息创造更大价值,将起到更大的作用。


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