重庆档案数字化加工
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纸质档案数字化加工操作过程管理   

2021-07-01

  加强纸质档案数字化处理过程管理,是确保档案原件和数字化档案信息的安全的重要保障.档案数字化的加工重点在于过程管理,建立一个严谨、保证质量、快捷利用的健康数据库,并按照工作岗位的不同给相关工作人员分配使用权限,实现全程管理、适时控制。

  笔者以为,纸质档案数字化项目的管理,首先要从数字化项目的全程管理人手,主要是对纸质档案数字化项目的准备、前处理、数字化转换、后处理、验收移交等程序阶段实施全过程管理,对项目的安全、标准、质量、进度等进行有效控制;其次,是数字化工作中的文档管理,主要明确纸质档案数字化过程中形成文档的整理、归档、移交等管理要求统一进库保管。

  为保证纸质档案数字化每个工作环节的正常进行和各个工作环节的顺利衔接,我馆在纸质档案数字化基本环节管理中按照《纸质档案数字化技术规范》的要求,制定了一系列纸质档案数字化加工流程表,如《档案数字化扫描批次表》《档案数字化领卷、还卷登记表》《纸质档案数字加工交接登记表》《档案电子目录质检登记表》《纸质档案数字扫描验收表》等,这些登记表在纸质档案数字化加工流程和数字化加工管理过程中起了重要的保障作用。数字化加工完成后,我们应及时将这些登记表整理、汇总、装订成册,并在此基础上详细编写档案或全宗档案的数字化加工说明,包括全宗号、目录号、年代、案卷总数、件数、总页数、存储方式以及加工中存在的问题及解决方案等,形成一套完整、规范的资料,保存起来,以备后查。首先纸质档案数字化若数字化后的数据在验收时或使用时发现问题,它们也是回查问题、解决问题的重要的依据。其次这也是留给后人的文字记录,是保证档案数字化工作前后一致和衔接不同时期、不同全宗档案数字化工作的有效手段。

档案数字化加工

  在做好上述环节工作的同时,着重要重视数字化扫描等环节的质量问题。

  严把扫描图像质量关。在档案扫描的实际操作中会碰到各种问题:

  (1)漏扫与多扫问题。一是漏扫描档案文件资料、大图纸的信息。有的档案页面折皱遮字,信息没有全部扫描出来;二是对列为不进行数字化处理的对象进行了扫描。

  (2)大幅面图像的拼接处理问题。由于机器的限制,很多大幅面档案、资料、图纸无法整页扫描,只能进行分区扫描,形成的多幅图像按要求进行拼接处理,使之合并为一个完整的图像,以保证档案资料数字化图像的完整性。在扫描过程中,从技术上完成多幅图像的拼接处理是完全没有问题的,但是在扫描加工的实践中却很容易忽视这种情况,影响全文档案数据的未来利用。

  (3)在选择扫描分辨率方面,相关工作人员没有根据档案纸质的不同、采用不同的分辨率,没有严格按照图像清晰、完整、不影响图像利用效果的要求进行扫描。对同一卷档案采用同一种分辨率、同一种模式进行扫描,完全不考虑在同一卷档案中也会有不同纸质质量。其产生的后果是,有的幅面比较清晰,有的幅面则清晰度较差。

  (4)在扫描过程中也会出现档案原件页面上会有多页粘贴的情况,遇到这样的情况时需要工作人员分次有序扫描,形成完整档案文件。

  (5)档案全文扫描后的划分关系到条目与扫描图像的挂接,工作人员要根据所输入的条目,认真仔细的划分,确保挂接后数据与图像的一致性。

  严把档案资料原件还原关。在数字化扫描进行前我们都要拆卷(件),拆除装订物,完成扫描后再重新装订起来,按技术要求,案卷装订要保持档案的原貌。由于档案案卷的历史原因和实际操作的疏忽,致使出现两种不应该出现的状况:一是发生漏装订部分档案页面;二是把属于本案卷的文件,错装进另一案卷。这些问题的出现势必会使与档案案卷原貌不相符,以致影响到档案复原后的质量,因此一定要按照档案整理的技术要求,认真细致的做好数据档案的还原装订,确保档案的前后一致性。


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