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案业务知识:档案摆放存放办法

2021-08-05

(一)档案装具的排放要求 

1.整齐共同,反正成行。假如箱、架、柜,大小款式不同则应恰当分类,尽可能做到整齐划一。

2.避光通风。有窗仓库,档案装具摆放应与窗户垂直,以避免阳光直射;无窗仓库,档案装具纵横均可,但应留意不能有碍通风。 

3.充分合理使用空间。架(柜)之间的主要过道宽度一般1 米至1.2 米,一般过道宽度0.8 米左右为宜。悉数装具均不该紧靠墙壁。 

为了便于对仓库内档案的管理和迅速存取,悉数装具应按某一摆放走向和顺序依次编列号(排号)、栏架号、格层号(箱号),其号码一律选用阿拉伯数字。编号原则是:自档案库(室)门口起从左至右编箱、架、柜号,每个架(柜)的栏也从左向右编号,每栏的格自上而下编号(假如没有栏,则自上而下编格号)。

(二)档案摆放办法 

档案一般是按全宗进行体系排架。全宗摆放办法有两种:一是按全宗顺序号摆放,这种办法对仓库空间和全宗实体的组织比较便利;二是全宗分类摆放法,这种办法对全宗的体系管理和全宗的信息操控较为有利。 

关于特殊载体的档案,可根据档案制成资料的不同,将纸质档案和其他特殊载体档案(如相片、录音、录像等)分库寄存、摆放或排架。在同一种载体内,通常按全宗排架,即一个全宗内的档案集中在一起寄存、摆放。但应在全宗攻略、檀卷目录阐明中有所交待,并在全宗结尾放置参见卡片,指明寄存地址,以坚持应有的联系。

档案数字化处理.jpg

(三)档案寄存方法 

寄存方法有竖放、平放、卷放和折叠四种。

1.竖放保管

竖放是目前选用比较普遍的一种方法,其长处是检取和寄存檀卷比较便利。装订成卷(册)、盒装档案和相片档案,一般应选用竖放方法。

2.平放保管 

平放尽管取放不太便利,但对保护档案有利,适用宝贵档案和不宜竖放的档案,如底图,它是用油蜡等物浸透过的,通过晒图机的高温影响,其机械强度和耐久性均有所下降,简单脆裂破碎,为延长其寿命和使底图在复制蓝图时精准、明晰,应采取平放或卷放(适用于很大幅面的底图)的寄存办法,底图严禁折叠,因为折叠会使底图呈现折痕,影响其寿命。

3.卷放保管 

卷放就是将档案以张(件)或套(卷)为单位,按照分类摆放次第,卷成圆筒,放进特制的纸质、金属筒内或柜箱中,卷放适用于大幅面的题词、字画、底图等。 

4.折叠保管 

折叠保管就是将一些纸质较好、机械强度较高、幅面较宽的图纸档案按A4图纸幅面大小为标准折叠(装订或不装订),放进卷盒、夹内或柜中。 例如蓝图,蓝图一般选用良好纸张,机械强度较好,能够折叠保管。 蓝图折叠一般要以A4图纸幅面大小为标准,左边留出装订线,向图纸正面叠成手风琴式。折叠后的图标标题栏要露放在右下角,以便查阅。因为图纸折叠的关系,每个卷的右边较厚,左边较薄,装订时要加进一些厚纸衬,以坚持檀卷的平坦漂亮,规格共同。假如檀卷不装订,折叠时不必留装订线,图纸折叠后便可直接放进卷盒或夹内。

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