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归档文件收拾操作办法

2021-08-12

每年的归档文件收拾,各单位都很注重,但收拾与编目不规范的还不少,原因是档案人员对归档文件分类、断定等技术把握得不够好。为此,笔者对如何规范归档文件(即文书档案)的收拾与编目提出了简明扼要的办法,供大家参阅。

1、清理文件,即把上一年收发文及帐外文件材料差异为:不归档、长久和守时。划分保管期限要结合《我国档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规则》(即我国档案局8号令)制定好本单位的档案保管期限表,对照条款,逐份文件进行断定。

概要地说,即便于实际作业中把握的保管期限划分办法如下:

一直(Y):

1.收文中针对性文件:A、看是否主送本单位即批复类文件;B、看内容是否反映本单位人与事,如任免、赞誉、处分类文件。

2.收文中方针政策性文件,如决议、规则、办法、定见等。

3.发文中属本单位主要功能活动的重要的文件材料;本单位开展重大活动构成的文件材料。

4.注重“账外”文件材料的搜集与归档(即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报,重要创建活动文件材料等)。

守时30年(D30):

1.收文:上级主管机关下发的需求长时间执行的方针政策性文件(如注明试行的、暂行的办法、法令、规则等;非主要功能作业但要贯彻的政策法规;

2.发文:本单位构成的比较重要的业务文件材料(大致包括:内部处理准则,奖励准则,业务操作规程等)。

守时10年(D10):

1.收文:上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需求覆按的文件;

2.本单位构成的业务性的、处理一般性作业构成的文件。

简单扼要地讲,区(县)级机关、文件数量比较大,特别是要进馆的单位,差异保期限期尽量依照我国档案局8号令的规则来;文件数量不多或比较基层的单位,可以往“自己”靠,即本单位构成的、针对本单位作业的文件材料,其保管期限可从长。

档案归纳.jpg

2、按件装订:界定何为一“件”,详细见《归档文件收拾规则》。“件”有两种,①为天然件,这很好界定;②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的,可采用缝纫机轧边(固定);后期要扫描加工的,推荐用不锈钢推订来装订,以便于复原和高速扫描。装订后的文件材料,每件敲上“档号章”。

归档文件装订办法1:不锈钢推订

归档文件装订办法2:缝纫机轧边

3、摆放文件:差异“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由摆放文件。党群作业类下设二级类目,一般设:①党务、②工会,③共青团、④妇女作业、⑤学(协)会,在①下按时刻摆放文件,②③④⑤同上,文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目摆放。

行政处理类下设二级类目,一般有:①安排人事;②政(事)务;③工业处理,①下按时刻先后摆放,②③同理。(政务:文字秘书作业;业务:后勤保障一类;工业处理即审计、管帐、经费、车辆、设备、房产处理等作业中构成的文件材料)。

业务处理类:本单位业务处理作业中构成的文件材料,要根据各单位主管业务的不同情况,差异属类、摆放文件。

4、编号:一直、守时30年、守时10年分别编三个流水号,一年一编(即填写档号章上的归档信息)。

5、编目:按保管期限分别填写《归档文件目录》。

6、填写备考表,装盒、填写脊背(可统一用数字、代码章印上,以坚持规整与漂亮)。

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