每年的归档文件收拾，各单位都很注重，但收拾与编目不规范的还不少，原因是档案人员对归档文件分类、断定等技术把握得不够好。为此，笔者对如何规范归档文件（即文书档案）的收拾与编目提出了简明扼要的办法，供大家参阅。

1、清理文件，即把上一年收发文及帐外文件材料差异为：不归档、长久和守时。划分保管期限要结合《我国档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规则》（即我国档案局8号令）制定好本单位的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行断定。

概要地说，即便于实际作业中把握的保管期限划分办法如下：

一直（Y）：

1.收文中针对性文件：A、看是否主送本单位即批复类文件；B、看内容是否反映本单位人与事，如任免、赞誉、处分类文件。

2.收文中方针政策性文件，如决议、规则、办法、定见等。

3.发文中属本单位主要功能活动的重要的文件材料；本单位开展重大活动构成的文件材料。

4.注重“账外”文件材料的搜集与归档（即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报，重要创建活动文件材料等）。

守时30年（D30）：

1.收文：上级主管机关下发的需求长时间执行的方针政策性文件（如注明试行的、暂行的办法、法令、规则等；非主要功能作业但要贯彻的政策法规；

2.发文：本单位构成的比较重要的业务文件材料（大致包括：内部处理准则，奖励准则，业务操作规程等）。

守时10年（D10）：

1.收文：上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需求覆按的文件；

2.本单位构成的业务性的、处理一般性作业构成的文件。

简单扼要地讲，区（县）级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，差异保期限期尽量依照我国档案局8号令的规则来；文件数量不多或比较基层的单位，可以往“自己”靠，即本单位构成的、针对本单位作业的文件材料，其保管期限可从长。

2、按件装订：界定何为一“件”，详细见《归档文件收拾规则》。“件”有两种，①为天然件，这很好界定；②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的，可采用缝纫机轧边（固定）；后期要扫描加工的，推荐用不锈钢推订来装订，以便于复原和高速扫描。装订后的文件材料，每件敲上“档号章”。

归档文件装订办法1：不锈钢推订

归档文件装订办法2：缝纫机轧边

3、摆放文件：差异“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由摆放文件。党群作业类下设二级类目，一般设：①党务、②工会，③共青团、④妇女作业、⑤学(协)会，在①下按时刻摆放文件，②③④⑤同上，文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目摆放。

行政处理类下设二级类目，一般有：①安排人事；②政(事)务；③工业处理，①下按时刻先后摆放，②③同理。(政务：文字秘书作业；业务：后勤保障一类；工业处理即审计、管帐、经费、车辆、设备、房产处理等作业中构成的文件材料)。

业务处理类：本单位业务处理作业中构成的文件材料，要根据各单位主管业务的不同情况，差异属类、摆放文件。

4、编号：一直、守时30年、守时10年分别编三个流水号，一年一编（即填写档号章上的归档信息）。

5、编目：按保管期限分别填写《归档文件目录》。

6、填写备考表，装盒、填写脊背（可统一用数字、代码章印上，以坚持规整与漂亮）。