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档案管理软件的选择要遵循的要求原则

2021-11-02

   1.标准与标准性

  档案办理软件应契合档案的相关标准,包含著录标准、信息分类和主题词标引规则、拾掇标准、数据交换标准、电子文件存储标准等。

  2.活络性

  活络性和标准性、标准性是辩证的一致。国家、职业、当地的标准存在一些差别,系统只有具有一定规模的活络性,包含活络的实体分类、标准著录与动态著录、报表活络规划与输出等,才干习气各种标准。

  在装备的活络性方面,要答应用户选择操作系统、数据库、单机网络环境、系统结构等。

  3.可扩大性

  跟着业务的开展,用户会有新的需求,包含新的档案办理办法、更高等的计算机系统结构、更大容量的存储要求等,档案办理软件有必要能够方便地扩大才干满意新的业务需求。

  4.保障性

  存储的保障性:数据需求长期保存,数量大,数据拾掇和录入花费巨大,系统有必要供应多种存储备份办法,保证数据的保全;数据要有相应等级的安稳办理办法,防止被不合法修改、删去,保证数据的原始性。

  存取的保障性:档案数据中触及单位和国家的秘要,系统有必要供应访问的权限操控。

数字化档案管理软件.jpg

  传输过程中的保障性:档案数据在传输过程中要保证安稳。

  5.检索效率

  检索办法:档案很大量的应用在查询,查询用户水平良莠不齐,思维习气各有特点,系统需求供应活络的检索途径和办法。

  检索速度:跟着系统的使用时间加长,档案数据量不断增加,系统要保证数据量的增加不会下降检索速度。

  6.开放性

  档案产生于各业务部门,计算机档案办理系统与许多系统之间都存在必定的联系。档案系统中的数据要能和其它系统无缝联接,如办公自动化系统、计算机辅助规划系统等。

  7.易用性

  档案数据各种操作都应当便于掌握,易于操作。

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