国档案部分运用计算机辅佐档案处理已有多年，研制开发了许多的运用软件，关于前进档案处理现代化水平起到了活跃的作用。但是，运用于辅佐档案处理的软件系统终究应该具备哪些基本功用，曾经很长一段时间没有一个统一的要求。这就引起了多方面的问题，如重复性开发时有发生，其间低水平重复现象较多；不少软件在功用设置方面存在缺陷，或形成主要功用不完整，或很少用到的非有必要功用又过多过繁，甚至有的为赶时髦选用了一些不成熟的技能形成较大危险；对软件系统的断定和评价短少一起且相对安稳的评测依据，降低了这些作业的权威性。

　　1.对数据处理功用的要求。在规矩了惯例的建立、修改、删除等功用基础上，还专门承认了数据应选用DBF格式，由于这种数据格式被一切干流数据库处理系统兼容。此外，还从运用视点规矩图纸幅面为AO、图纸处理精度为200dpi。这些方针的承认一般是满足运用要求的下限，利于完成合理的技能设备的成本投入。别的，还对其他种类的信息的格式也作了规矩，如文字型信息选用XML文档和RTF、TXT格式，扫描图画数据选用JPEG或TIFF 格式，视频数据选用 MPEG、AVI格式，音频数据选用MP3、WAV等格式。这些格式的承认为档案信息的传输、交流和长期保管及有用恢复发明晰条件。

　　2.对拾掇编目功用的要求。这部分功用要求突出了文档整合化的处理，对电子文件自动归档操作中包含的主题词设置、自动标引及归档涉及的封面、表格自动打印等作了规矩。这些规矩把计算机辅佐档案处理中已实用化、且能够高功率结束的功用正式承认下来，有利于发挥计算机的效能。

　　3.对运用查询功用的要求。这是计算机辅佐档案处理中的很常用的功用。为习气现阶段技能水平和统筹近期开展，对全文检索和图、文、声、像整合化检索功用提出了要求。

　　4.对辅佐实体处理功用的要求。这部分功用对综合性档案馆、机关、大型企业和企业集团档案处理部分是很重要的。规矩的功用包括：档案搜集、接纳、移送、断定、密级变更处理等，还要求对上述处理的时间、来源、数量、种类、载体、人员等进行处理。这些功用利于把与此相关的作业较系统地归入计算机的自动处理流程。

　　5.对保全保密功用的要求。为保证档案信息的安稳，要求档案处理软件的研制、设备、运转有必要符合国家的安稳保密规矩。使软件系统抵达相应的安稳保密等级，以保证在安稳基础上选用新技能前进作业功率和作业质量。

　　6.对系统保护功用的要求。这部分功用主要是针对保证系统的可保护性、可运转性设定的。其间的权限处理、运转日志处理等，不仅是重要的安稳措施，也是使软件系统习气电子文件处理的重要要求，统筹了电子文件处理开展对软件的要求。