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档案管理软件用新的管理理念——电子文件集

2021-12-21

电子文件归档和管理使用的技术手段与纸质文件有很大不同,管理方法也需要新思路。上海市档案局、上海市静安区档案局等单位的研究人员在电子档案归档管理的研究和实践中,提出了“电子档案馆藏”的概念和动态管理方法,对电子档案归档管理系统的设计起到了重要作用。

电子文件集的概念及其在电子文件归档和管理中的应用电子文件集是指对需要根据生成的计算机环境进行归档的电子文件进行常规批量处理而形成的一组组合。即在同一计算机硬件和软件(操作系统、应用系统)环境下生成的电子记录组放在一起。

电子文件集主要根据电子文件的特性进行分类,首先根据计算机的硬件设备,其次是计算机的操作系统,再次是生成电子文件的应用程序和版本。

电子档案馆藏是计算机自动生成的逻辑结构,由归档电子档案登记表、馆藏档案目录信息、馆藏档案背景信息(元数据)三部分组成。集合中文件的内容只是与文件集合的链接关系,集合中的文件在物理上不需要与文件集合一起存储。

对归档电子文件的要求主要是真实、完整,从而实现档案的功能价值。首先要符合归档各个阶段的规定和标准,如收集、积累、整理、鉴定等。其次,准确说明配套的软硬件环境;归档电子文件的格式应标准化,在标准用户界面下操作,支持不同平台,与现有设备兼容,能够以标准数据库语言与数据库连接,或确定在内部计算机网络上使用的统一标准,以实现良好的转换状态。

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