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企业档案管理软件分析处理档案前的准备工作

2022-04-06

纸质档案数字化的预处理是数字化的要点和关键。纸质档案数字化的预处理包括确定扫描范围、编制页码、去除装订、规范目录、技术修复等。

(一)确定扫描范围

纸质档案的数字化要特别注意维护纸质档案数字图像的完整性。原则上所有确定为数字化对象的纸质档案都要扫描,不宜进行扫尾。如果确定不需要扫描,则标记数字化结果。

(2)编制页码

没有页码或页码不正确的文件应重新编号。

页码应写在统一的位置,不得覆盖文件内容。应从“1”开始连续编译页面。

钢笔、墨水等。用于书写的页码不应损坏档案原件或影响档案的长期保存。

破损页、缺页等特殊情况要登记。

(3)目录数据的准备

在纸质档案数字化过程中,应进一步完善原始档案的整理和编目工作。应根据纸质档案的基本整理单位准确划分档案,并根据原始档案对目录内容进行修改和补充,为后续工作建立目录数据库做好准备。

在利用过程中需要特殊处理的页面在目录中进行标识,并在后续工作中收集到数据库中,以便在利用过程中进行有针对性的处理。

在实施数字化项目的过程中,数字化实施单位应当指派工作人员参与档案数字化工作,并对数字化工作进行监督和指导。第三方监督也可用于协助质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通。

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