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怎么选购档案管理系统?听听立鼎怎么说

2022-04-18

随着科学技术的飞速发展,档案信息化技术日趋成熟,各种档案管理系统相继推出。这为档案部门选择档案管理系统提供了较大的空间,同时也容易造成档案部门在选择上的犹豫。

在选择档案管理系统之前,一定要先搞清楚单位的实际情况和自己的工作需要。为什么需要它?现有的软硬件条件能否支持文件管理系统的正常运行?你希望通过使用文件管理系统等达到什么样的效果。如果你不知道这一点,你的选择将是盲目和无效的。单位性质、经济地位、档案数量、馆藏结构的不同影响了他们对档案管理系统的需求。如果一些档案部门计划同时建设电子文件机构和数字档案馆,他们对档案管理系统的功能要求会更多方面;有的只是想实现档案目录的数字化检索,要求比较简单。再比如,有的档案部门已经在系统单机版录入了上万条目录数据。如果他们想现在更新系统,他们得要考虑这些数据的迁移。没有相对通用的文件管理系统,你得要了解自己的需求,并明确表达给系统厂商,这样你才能购买到满意的系统。

档案管理系统的核心是档案业务而不是技术。采用新技术是好的,但是开发技术本身永远不能代表系统的核心价值。在选择系统时,你应该了解系统开发和服务提供商的声誉。因为系统不同于普通商品,采购单位对其使用得要有一个了解和掌握的过程,每个使用单位都有其特殊性。有必要调整系统的功能,使其更好地发挥作用。因此,系统开发和服务提供商的服务质量将影响档案管理系统功能的实现。

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