档案管理：建设系统工程，实现信息共享

2022-05-30

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电子档案建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等。它是一个硬件和软件系统。由于每个企业在日常工作中每天都会产生大量的文本文件，需要记录和保存，系统应采用双服务器、磁盘显示和存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应建立合适的文件查询系统，通过触摸屏查询和网络上的文件传输，达到资源共享的目的。此外，电子档案管理的类别应细分为作业目的管理、系统环境管理、档案分类管理、在册目录管理、企业分类管理等。从而从机制上提高企业信息共享能力。

针对企业办公自动化系统与数字档案管理系统多方面对接的问题，作者建议在查询接口程序中增加档案查询功能，实现与现有财务系统OA系统、人事管理系统的无缝集成。

加强电子文件归档管理，提高了档案信息化管理水平。根据档案管理要求，对不同类型载体的档案(如纸质档案和照片、声像档案)进行数字化处理和转换，加强本单位电子文件的积累、鉴定、著录和归档工作，确保生成的具有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管和利用的技术方法，制定电子档案管理办法。要稳定档案工作者队伍，提高了档案工作者的专业素质，档案工作者得要从杂家转向专业人士。人的因素是保证档案系统现代化管理有序、正常、可持续发展的主要因素。

电子档案管理系统软件.jpg