一般来说，档案是完成了文件处理程序、传达和描述了未来参考任务的历史文件。因此，公文的形成是档案工作的起点。规范公文处理，保证公文形成，是档案管理的基础。而公文的准备是公文形成的关键环节。不同单位的文件准备部门不一样。有些单位的公文由办公室统一准备，有些则是由相关部门起草，然后交给办公室印刷。由于各职能部门撰写人员的水平和素质不同，对文件起草相关要求的理解存在差异，导致起草的文件质量不一。

目前，在日常工作中，电子档案的数量逐年增加，电子档案的管理已经成为档案管理部门面临的重要课题。加强电子档案管理的目的是为了更准确、完整、可靠地利用电子档案。从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用方式，指出了做好电子档案管理的措施。

与传统纸质档案相比，电子档案具有快捷、方便的特点，其查全率和查准率是纸质档案无法比拟的。但是，电子档案的利用得要以相应的信息技术为基础，得要充分发挥管理的软功能，才能充分显示其优越性。目前，电子档案的利用方式主要有三种：提供复制、交流和直接利用。因此，档案管理人员得要做好档案收集、整理、管理和利用的各个环节。