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档案管理的信息化建设保障档案资源相关性

2022-08-25

电子文件的载体不稳定,容易损坏。随着计算机信息管理网络的建立和发展,越来越多的重要文件被传输到互联网上。上线前按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性。对于那些没有传输到计算机信息管理网络的具有保存价值的电子文件,电子文件形成部门要进行编目和整理,也要利用网络技术传输到档案部门。借助信息管理网络,可以在各业务管理机构和档案部门之间开通电子文件归档快捷网络线路,建立依附于信息管理网络的专门归档子系统。具有保存价值的线上线下电子文件通过该系统传输到档案部门。档案部门与办公自动化和信息管理部门协商后,对归档的电子文件提出格式要求。无论采用何种方式归档,都得要由电子文件形成单位按照统一的格式进行编目、整理,然后传输到档案部门,档案部门不能自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性和准确性负责。档案部门接收的所有电子文件都应存储在光盘中,还是不要存储在磁盘上。

电子文件形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是归档工作的主要负责人,对工作价值的认定很有发言权;档案部门能掌握归档的原则和方法,了解全局,能起到检查和协调的作用;计算机信息管理部门不仅是电子文件的形成单位,也是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档的制度化、规范化中发挥着重要作用。

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