数字化档案管理需要把握的重要环节

2022-09-06

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构建系统工程实现信息共享。电子档案建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等。它是一个硬件和软件系统。由于每个企业在日常工作中每天都会产生大量的文本文件，需要记录和保存，系统应采用双服务器、磁盘显示和存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应建立合适的文件查询系统，通过触摸屏查询和网络上的文件传输，达到资源共享的目的。此外，电子档案管理的类别应细分为作业目的管理、系统环境管理、档案分类管理、在册目录管理、企业分类管理等。从而从机制上提高企业信息共享能力。

做好电子文件归档的技术处理工作，实施电子文件管理策略。新型文件归档势在必行，这就要求档案工作者深入当前的文件工作领域，指导大量电子文件的接收、处置乃至保管，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重组的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将存档的电子文件变为“只读”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，以识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使其发挥与纸质文件相同的社会作用。

但由于电子文档形成时间较短，缺乏实际存储的验证。因此，电子文件中原始信息的长期保存是档案工作者需要深入研究和探讨的重要课题。目前，对于电子文档的长期保存。需要定期复制，防止信息丢失。

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