实现数字化档案加工，加强档案的安全性

2022-09-27

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电子文档和纸质文档的“双套”保存造成资源浪费。“双套制”是指保存内容相同的纸质文件和电子文件。在一些单位的办公自动化网络系统中，各部门在线传递和承接文件，提高了工作效率。然而，在文件完成之后，分发纸质文件以便存档和保存。这样，内容相同的两类文件并发保存，造成人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。

电子文件的载体不稳定，容易损坏。随着计算机信息管理网络的建立和发展，越来越多的重要文件被传输到互联网上。上线前按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性。对于那些没有传输到计算机信息管理网络的具有保存价值的电子文件，电子文件形成部门要进行编目和整理，也要利用网络技术传输到档案部门。借助信息管理网络，可以在各业务管理机构和档案部门之间开通电子文件归档快捷网络线路，建立依附于信息管理网络的专门归档子系统。具有保存价值的线上线下电子文件通过该系统传输到档案部门。档案部门与办公自动化和信息管理部门协商后，对归档的电子文件提出格式要求。无论采用何种方式归档，都得要由电子文件形成单位按照统一的格式进行编目、整理，然后传输到档案部门，档案部门不能自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性和准确性负责。档案部门接收的所有电子文件都应存储在光盘中，还是不要存储在磁盘上。

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