重庆档案数字化加工
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档案数字化加工知识:数字档案馆的组织特性

2022-10-09

数字档案馆的核心是一个分布式的数字档案馆信息资源系统,它是由许多网络节点组成的联合体。它可以通过现代信息技术组织和整理不同地理位置的档案信息资源,通过网络为用户提供档案信息服务。在数字档案馆的网络结构中,服务器是网络的节点,存储和管理着数字档案馆的信息资源。客户端是网络的终端,可以方便地访问数字档案信息资源。

说明元数据在数字档案馆电子文件管理中的重要作用。元数据的功能可以概括如下:

1.元数据可以帮助数字档案馆构建信息检索机制。元数据具有动态跟踪功能,可以即时动态获取电子文件管理的各种信息。在数字档案馆的海量信息库中,借助元数据,可以快速找到并获取特定的信息单元。

2.元数据可以维护信息的识别和读取。电子文档所承载的元数据信息能够完整地记录电子文档的原始状态,能够系统地映射电子文档的信息内容、背景和结构。还可以映射电子文档的生成环境和行政管理环境。只有当元数据信息与数据对象同时被获取时,检索到的数据单元才能被理解和可读。

3.元数据可以保证电子文档的真实性和凭证性。元数据系统可以跟踪记录电子文档从产生的那一刻起所使用的载体、设备、技术的变化历史,以及文档使用、介入的整个历史过程,即无论载体、设备、技术如何更新,无论用户、使用者有多少,都作为历史数据保存下来,记录备案。

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