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档案整理原则与流程是怎样的?

2022-11-25

  《规则》根本的特点是以文件为整理单位,对归档文件进行整理。虽然手工管理时很难检索和清点归档文件,但在信息管理日益普及的情况下,以文件为单位的整理方法是一致的“简化整理,深化检索”这一原则降低了档案工作人员掌握和操作的难度,使纸质文件材料与电子文件的整理更加有效地联系起来,对于提高档案的完整性和完整性,促进电子文件的管理具有重要意义。


  一.整理原则


  I.归档文件的整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系


  机关文件.团体和社会组织的职能活动产生,有其自身的形成规律和特点。2012年发布的《党政机关公文处理条例》和《党政机关公文格式》.公文格式.行文规则.公文拟制.对公文处理作了明确规定和详细要求,为各机关办理公文提供了统一的规范和标准。这些规范和标准,结合各机关在文件处理过程中长期形成的习惯和做法,以及在办公自动化条件下形成电子文件的特殊要求,构成了文件形成的一般规律。按照文件形成规律对归档文件进行整理,实际上是将整理作为文件形成的自然延续过程,可以大限度地减少个人对文件材料的人工干预,提高文件整理的质量。构成《规则》中的组件.这一原则充分体现在文件排序等内容上。比如机关机关收到文件时,它通常会签收.登记后,粘贴收文处理单,再对收文进行处理。在这种情况下,收文处理单和收文组成一个“件”,在收文处理单和收文排序中,自然是收文处理单在前,收文在后。机关发文时,通常需要先起草稿件.填写稿纸,然后根据文件处理程序修改稿件,形成定稿,根据定稿打印.核发原件,完成发文过程。在这种情况下,定稿.发文稿纸.正本构成一件,排列顺序自然是正本在前,发稿纸和定稿在后。


  在归档文件的整理中,必须保持文件之间的有机联系。文件之间的有机联系是指文件在生成和处理过程中的来源.时间.内容和其他方面形成的内部相关性不仅记录了文件和文件组件之间的相互关系,而且为文件记录的完整性和有序性提供了保证。因此,在归档文件的整理中保持文件之间的有机联系,不仅可以更好地反映机关主要工作活动的历史外观,而且便于未来的检索和利用。在具体操作中,当实体分类时,规则将根据不同的年份归档文件.不同机构(问题)形成时的客观规律相对集中,维护不同文件之间的有机联系;在低级别类别中安排文件时,强调时间与原因相结合,同一原因形成的文件排列在一起,从而充分反映文件之间的有机联系。


  2.归档文件的整理应区分不同的价值,便于存储和使用


  文件的价值取决于其内容及其在机关工作中的作用.它决定了历史在未来研究中的作用。就器官文件的价值而言,并非所有完成的文件和材料都需要整理和归档,也不是所有归档文件都需要永 久保存。这就要求在归档和整理过程中做好两项工作:一是根据机关文件和材料归档范围的规定区分归档和不归档文件;二是根据文件档案保管期表的规定,区分文件的价值,划定不同的保管期。《规则》从分类入手,区分不同保管期的文件,为后续工作的有针对性的开展奠定了基础。


  便于保管.方便使用是归档文件整理的重要目标。保管方便,就是通过区分文件和材料的不同价值,采取不同的保管策略,从而提高管理效率;方便使用是为了保持文件和材料之间的有机联系,从而提高归档文件的完整率和准确率。因此,保存和使用方便是基于遵循文件形成规律的.保持文件之间的有机连接.基于分不同价值的基础上。同时,便于存储和使用也是检验归档文件整理方法实用性的标准。《规则》在新形势下合理运用了这一原则。


  3.归档文件的整合应满足文件一体化管理的要求,便于计算机管理或计算机辅助管理


  这是《规则》修订提出的全新整理原则。在信息条件下,归档文件的整理必须考虑纸质文件和电子文件的整理要求,避免两种归档文件整理的基本原则.不同的基本方法和许多问题9解决这个问题的基本思想是实现信息条件下的文件集成管理,结合文件处理和档案管理,充分利用数据信息和工作成果,使文件工作和归档文件形成有序的整体,简化文件归档工作,提高工作效率。与传统的立卷方法相比,按件整理文件和材料更适合文件的综合管理要求,即纸质文件和材料的整理可以与电子文件的整理统一,尽量用电子文件管理的思路和方法引导归档文件的整理,从而实现纸质文件和电子文件的统一标准.统一整理.统一管理要求。文件一体化管理要求,应避免在纸质文件材料整理中采用一些手工管理方法来要求电子文件整理。例如,在实践中,将电子文件整理成盒子的现象是一种机械复制纸质文件和材料整理的方法。不仅增加分拣步骤和工作量是没有意义的,而且增加检索水平,影响检索效率,这是不可取的。


  从长远来看,从使用计算机辅助管理纸质归档文件到使用计算机管理电子文件是不可避免的趋势。因此,调整归档文件的整理过程,使完成的文件可以直接进入整理环节,同时尝试组织文件处理环节生成的项目的检索项目,使归档工作更接近文件.销售人员的实际工作,这是归档文件整理必须掌握的重要原则。归档文件的整理是否能满足文件整合管理的要求,是否方便计算机管理或计算机辅助管理,是归档文件整理顺应形势发展,在信息条件下顺利推进相关工作的关键。优化规则修订过程.统一的房间编号和博物馆编号.增加档案编制等内容是为了使档案文件的整理能够符合文件一体化的管理要求。


  4.归档文件的整理应确保纸质文件和电子文件的整理、协调和统一


  从目前的情况来看,纸质文件和电子文件将长期并行存在。在这种情况下,确保两者的协调和统一是归档文件整理中必须面对的问题。为了实现两者的协调和统一,我们必须首先规划文件处理和档案管理工作。在文件处理过程中,文件管理的部分要求继续采用文件处理阶段产生的相关信息,使两者成为一个有机的整体,解决文件价值判断的脱节.文件和档案管理信息不一致.电子文件元素数据丢失等问题,以提高归档文件的整理效率。其次,我们应该考虑归档文件分类的基本方法。在信息条件下,归档电子文件一般应作为一个整理对象,首先在归档系统上完成电子文件的整理,然后相应地整理纸质归档文件,充分利用文件处理环节形成的管理信息,保持整理工作的一致性和稳定性。


  二.整理流程


  《规则》规定,归档文件的整理是指以文件为单位对归档文件进行分组.分类.排列.编号.编目等。(纸质归档文件还包括修整(.装订.编页.装盒.排架;电子文件还包括格式转换.元数据收集.归档数据包组织.存储等),使过程有序。在这个过程中,组件.分类.排列.编号.编目是纸质归档文件和电子文件的一般排序过程,即归档文件的一般要求。此外,纸质归档文件还包括修改.装订.编页.装盒.排架等排序过程,电子文件还包括格式转换.元数据收集.归档数据包组织.存储等整理流程。


  三.双套环境下归档文件整理模式


  所谓双套制是指纸质文件和电子文件在文件归档后共存的归档系统,也称为双套归档。双套制的实现可以是将具有重要作用和长期检查价值的电子文件转换为纸质文件,也可以是利用率高的纸质文件的数字化。双套归档可以使同一文件的电子版本和纸质版本存储和可用。中共中央办公厅.国务院办公厅《电子文件管理暂行办法》〔2009〕第十六条,39号)规定,“具有永 久保存价值或其他重要价值的电子文件应同时转换为纸质文件或微胶片”,体现了重要文件“双套制”整理思想。


  在机关档案的实际工作中,应在文件综合管理的基础上,充分发挥信息管理的优势,简化纸质归档文件的整理方法,共享纸质归档文件和归档文件的数字化副本.电子文件管理信息,采取切实可行的措施,确保纸质归档文件和归档文件的数字化副本.连接电子文件,降低机关档案双套整理成本,提高档案整理效率。


  1.主要收集和整理纸质归档文件的机关,应按照以下模式进行归档文件的整理。


  (1)收到的电子文件应打印成纸质文件,连同收到的纸质文件和本单位形成的纸质文件一以纸质形式流转。


  (2)纸质文件流转后,文件部门.业务部门人员应对文件进行价值评估。具有归档价值的文件应直接确定保管期限,对文件进行分类整理,并给出文件编号,完成纸质文件的整理。


  (3)收到的电子文件.将纸质文件的数字化成果合并为电子文件,电子文件应与完成的纸质文件保存期相同.分类排列方法,并与纸质档案一体化管理相同的档案。


  2.以电子文件收集和整理为主的机关,应按以下模式进行归档文件整理。


  1)收到的纸质文件应数字化形成数字化副本,以电子形式进入办公系统,连同接收到的电子文件和单位形成的电子文件进行文件流通。


  (2)电子文件.纸质文件数字化副本流转后,由文书部门办理.业务部门人员应对文件进行价值鉴定,有档案价值的文件应直接确定保管期限,进行分类整理,并给予档案编号,完成电子文件的整理。


  〈3)收到的纸质归档文件.电子文件的印刷版合并整理成纸质文件,纸质文件的保存期应与整理好的电子文件相同.分类排列方法,并与电子档案一体化管理相同的档案。


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