重庆档案数字化加工
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机关单位档案室建设方案

2022-12-16

  自然资源部成立以来,自然资源部不断丰富档案数据资源,探索创新档案服务利用模式,不断推进档案工作转型升级,为自然资源发展、生态文明建设和经济社会发展提供了重要支持和服务。


  机关单位档案室建设方案


  自然资源部数字档案作为中央和国家机关的一批试点单位,在基础设施、应用系统、数字档案资源建设和技术创新等方面取得了显著成效,实现了各部门档案平台的集中统一管理,提供方便高效的档案使用服务,为提高部门行政效率和服务能力提供了有力支持,被国家档案局评为国家示范数字档案。


  充分发挥档案信息库的作用


  知识库作用


  “数字档案馆建设是档案信息化建设的主要形式,是贯彻习近平总书记关于档案工作现代化的重要指示和实施新修订的《档案法》的重要举措。推进数字档案馆建设,对完善机关档案工作机制,提高机关运行效率,加强信息互联互通具有重要意义。”介绍自然资源部信息中心相关工作人员。


  自然资源部成立后,如何更好地履行?“两统一”提供支持和保障的核心责任已成为档案工作的重点和难点。原国土资源部、国家海洋局、国家测绘地理信息局档案信息化水平差异较大,系统结构不同,数据标准不统一,难以实现档案管理的整合和统一。通过数字档案的建设,我们将继续推进“数字化存量档案”,探索推进“电子增量档案”实现了档案资源标准的统一和质量的提高,有序管理和规范各类档案的使用,对部门行政职能的履行起到了重要的支撑作用。


  目前,自然资源部数字档案馆已经形成了一个平台,集中管理7个110多万个档案的信息资源数据库,跨越了70年的历史,涵盖了文件、专业、照片、音像、基建、会计、实物、网页等各种档案。数据总量达到10TB。


  在自然资源管理中,无论是领导决策、政策制定、政务公开、行政审批、行政复议、行政诉讼、检查、纪复议、行政诉讼、检查、纪检等诸多工作环节。数字档案通过提供在线查阅、全文检索和批量查阅,大大提高了档案使用的便利性和准确性。档案资源信息数据库、知识数据库和凭证数据库的作用不断凸显。


  数字档案馆每年提供近1万份档案资料进行查询和利用,在推进部门重点工作中发挥了不可或缺的作用。例如,在体制改革过程中,数字档案集中在部门系统的各单位、部门之间的职责转移、资产库存、干部和职工履行新职责等方面,工作调整提供了大量档案;矿产资源管理体制改革是近年来自然资源管理改革的重点之一。数字档案馆充分发挥其优势,在2002年至2016年的矿产资源储量评估和备案中批量提供电子档案,节省了档案获取、人力和时间成本,对简化矿业权申请材料、帮助改革顺利推进发挥了积极作用;内蒙古自治区煤炭资源专项整治期间,数字档案馆与相关部门、局合作查阅大量历史档案,为还原历史、追根溯源、有效监督、依法管理提供了有力支持。


  此外,数字档案为相关单位进行传记、文件汇编、主题展览等准备和研究提供信息支持。例如,为李四光130周年学术研讨会、中匈建交70周年展览等活动提供了大量的档案资料,如《中国石油纪念碑——谢家荣教授诞辰110周年》、《大庆油田发现真相》、《李四光全集》等。


  针对现代管理需求


  档案管理科学规范,机关单位档案室建设方案科学规范


  数字档案的建设满足现代管理自然资源的需要,有利于促进机关档案工作的转型升级,维护真实、完整、可用和安全的机关档案信息,实现科学管理的档案信息资源,妥善保存和有效利用。


  自然资源部数字档案的建设注重顶层设计,坚持标准一,先后编制了《电子文件归档管理指南》、《电子文件元数据规范》、《数字档案电子归档接口规范》等管理规范,形成了一套标准化、科学化、通用性强、可扩展性强的电子归档流程和技术路线,为确保电子文件归档科学规范、流程合理合规、操作简单可行、电子文件和元数据齐全奠定了基础。


  电子档案管理信息系统的建设是数字档案建设的首要任务。根据用户的需求和使用习惯,自然资源部数字档案室定制了电子档案管理信息系统,可以实现从收集、分类到使用、统计分析的各种档案的全过程管理,也实现了电子档案与纸质档案数字化成果的综合管理。一方面,通过开发办公自动化系统和智能审批系统,可以实现电子文件和政府服务电子文件的自动收集、自动排序、自动分类、自动检查和“一键归档”其他功能在技术上满足了增量档案的电子需求;另一方面,纸质档案的数字化成果可以通过连接和导入来有效管理。


  通过电子档案管理信息系统的应用,大大提高了机关档案的工作效率,档案管理更加规范。收集整理环节,通过系统自动检查目录和电子文件的标准化和完整性,减少数据库存、检查等工作量;在使用环节中,根据部门和岗位设置文件使用权,实现在线文件阅读,大大减少了借阅过程“跑签”,文件检查和复印的工作量降低了成本,提高了效率;在管理过程中,系统可以快速统计和汇总各种档案资源的数量和变化,为档案管理决策提供依据。


  自然资源部大力推进“互联网+政务服务”在平台建设中,各类政府服务逐步实现了电子化的全过程,需要归档大量与国计民生有关的重要电子文件。数字档案馆提前规划,以采矿权登记为试点,整理归档流程,研究技术方案,实现与智能审批系统的接口开发,积极为部门政府服务事项的电子文件归档提供技术支持和保障。


  档案信息资源的创新手段


  高效的管理和利用


  “作为数字档案建设的具体承担单位,自然资源部信息中心依托中心现有先进的网络基础环境,充分发挥技术优势和人才优势,增加资本投资,配备业务骨干,为数字档案建设提供了强有力的支持和保障。同时,在建设过程中,我们不断创新,探索新媒体、新业务的归档模式和专业档案的单轨归档模式,积极运用新技术和新思路,构建档案云服务体系,更好地解决了档案数据量大、种类多的问题。”自然资源部信息中心相关负责人表示。


  机关单位档案室建设方案


  档案云,即所有所需的计算能力,通过统一的存储和备份空间“自然资源云”通过动态分配基础设施,可以根据需求和权限使用数字档案室管理系统管理单元档案,而不需要重复投资于系统建设和基础环境。同时,数字档案在服务器、存储备份设备、操作系统、数据库、电子档案存储格式等软硬件中使用数字档案。


  此外,针对自然资源部门户网站和网页的载体形式,自然资源部数字档案研究了网页电子文件归档管理模式的归档范围、保管期、分类方案、归档方法和保存利用方式,成为国家档案局网页电子文件归档试点单位之一,为相关标准的引入奠定了基础。


  “未来,我们将进一步深化数字档案的应用,创新档案信息服务模式。”自然资源部信息中心相关工作人员表示,一方面通过积极推动档案系统与业务系统的互联互通,进一步推动档案工作的转型升级,特别是政府服务事项和电子公文归档工作。另一方面,大数据和人工智能的不断应用+语义分析等新技术有效地组织和连接各种档案资源,探索更活跃、更方便的档案利用模式,发挥政府信息的中心作用,提供更有价值、更成熟、更可靠的档案信息和研究成果,实现档案提供向知识提供的转变。


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