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论档案整理的本质

2023-01-03

  论述文件整理的本质


  根据档案管理档案整理是根据一定的原则和方法,对处于相对凌乱状态的档案进行系统,以便于存储和使用。一般来说,广义的档案整理包括档案鉴定.考证.编译出版;狭义的档案整理包括分类.立卷.编制案卷目录.案卷排列.区分全宗等工作。就档案实践而言,档案整理工作可以分为档案整理工作和档案整理工作。


  档案整理在档案管理活动中一直占有重要地位。它是所有档案管理业务活动的关键环节,与档案鉴定相结合,既检查了档案收集的质量,又保存了档案。.统计.利用.编译奠定了基础。因此,在长期的实践和探索中,档案工作者总结出一套有效的档案整理原则和方法,并不断科学化。.系统化和固定化。那么,形成这些文件整理原则和方法的内在原因和本质是什么呢?本文旨在分析文件实体整理和信息整理的基础,深入研究其整理原则和方法的内在动机,教会文件界的同事。


  20世纪80年代以来,《中国档案分类法》的出台对档案整理理论产生了影响。其本质在于档案信息的整理和分类,这是档案登录中确定分类号的依据,但不能像以前的档案理论那样具体指导档案室和档案馆的实体分类。因此,档案行业提出“文件实体分类”和“文件信息分类”概念,前者是指档案馆.室内手工整理工作,后者主要用于档案着录,编制档案检索工具。相应地,便有了。“档案实体整留'和“整理档案信息”划分。后续的档案学者也对这类二元档案的整理进行了许多讨论。


  档案实体整理


  所谓“实体”不仅包括传统的纸质文件,还包括电子文件。传统观点将是“经过整理”作为文件转换为文件的三个条件之一,这是因为无论是纸质文件还是电子文件,只有经过整理,才能反映出某一方面的历史联系,只能称之为未整理之前的文件。“文件集合”,整理后才成为结构化的。“文件系统”。“集合”与“系统”不同的是,集合只需要存在一定数量的元素,而系统不仅需要包含元素,还需要按照一定的顺序和结构排列元素,才能发挥整体功能。相应地,文件集只强调文件元素的存在;文件系统不仅包含文件元素的存在,还强调文件之间的结构关系。只有具有一定结构关系的文件系统(文件)才能真实反映文件之间的历史联系,具有记录历史、再现历史的社会功能。文件之间的结构关系是文件整理重要的目的之一。


  档案整理的原则和方法已经发展得相当成熟。从16世纪到19世纪,原因一直占据主导地位。1841年,法国人提出尊重全宗原则,然后去德国登记室原则,使得源头原则初步形成。直到《荷兰手册》对源头原则进行了理论论证,确定了源头原则作为档案整理的基本原则的地位,并在布鲁塞尔大会上得到了广泛认可。后来,布伦内克提出了自由源原则,进一步修正了源头原则,并提倡将源头与原因合作成一定比例。在苏联和中国的实践文件中,.教授冯惠玲提出主.客人的概念。不难发现,如何更好地保持文件之间的历史联系,一直是档案整理贯穿始终的主线和目标。


  文件之间的历史联系,又称历史联系“内在联系”或“有机联系”它是文件在生成和处理过程中形成的内部关系,具体表现在来源、时间、内容和形式上,而来源之间的联系是一位的。通过上述分析可以看出,源联系与历史联系并非等价,源联系只是历史联系的一种表现形式。然而,当我们讨论文件实体整理的理论和实践时,我们过于单方面强调来源联系,用来源联系掩盖了更宏观、更本质的历史联系。因此,在档案整理工作中,不仅要坚持历史原则,还要坚持源头原则。历史联系可以应用于档案实体整理的不同层次,不仅可以应用于档案馆的一层分类——对全宗进行划分,也可以应用于全宗内分类、立卷。例如,历史联系中的时间联系不仅可以作为划分历史档案和现行档案的依据,也可以根据形成时间安排某一类档案中的文件。此外,来源联系不仅可以作为划分全宗的依据,还可以指导全宗的档案按组织分类。


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