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浅析搭建档案数字化与档案修复的“快速通道”

2023-01-20

  如今,人类已经进入信息时代。实现档案信息化管理已经逐渐成为中国档案部门开拓信息共享服务的重要途径。国家档案局局长李明华在2016年9月5日第18届国际档案大会上提出“中国将建设数字档案资源的战略目标”中国的档案数字化建设正式开始。相关工作人员应以档案实体为基础,认真维护和修复档案。这也是档案数字化建设的前提。过去,库管通常会对档案的损坏进行查询和登记,并根据实际情况制定合理的修复计划,将即将修复的档案送到修复室进行抢救。在纸质档案向电子化转变的过程中,一个档案馆建立了“快速通道”使档案数字化与档案修复工作有效衔接。


  首先,目前我国档案数字化和档案修复存在的问题


  近两年来,各档案部门正式启动了档案数字化工程。然而,在实施过程中,数字机构的工作人员发现档案中存在许多问题:一是由于各地区气候、档案时间长、储存不良等原因,许多档案纸质材料受损、碳化、虫蚀等现象影响,一些历史悠久的单位也在陆续进行修复和补救。但由于数量众多,修复量大,短时间内很难完成修复任务。其次,在数字化档案建设过程中,往往会遇到数据严重损坏,进而难以正常输入,或者目前急需改进的档案正在修复中。事实上,档案数字化及其修复工作分别由国家维修技术部门和信息部门管理。根据以往的管理模式,如果档案受损严重,必须进行归库处理,然后通过相应的修复程序进行电子转换。也就是说,需要修复的文件由收集保管部门提交给维修技术部门的修复室。将已修复的档案归库,再由信息部门进行调卷审核,方可进入数字化处理环节。通过这种方式,经历了复杂的工作程序,耗费了大量的时间,同时,可能会出现案卷反复拆装和归卷的问题。三是由于档案损坏修复使得数字化建设进度缓慢,不能尽快在相应的数字平台上发布有效信息供客户使用。


  二是建立档案数字化和档案修复。“快速通道”的相关策略


  (一)大限度地简化档案管理环节。事实上,在档案数字化建设过程中,整卷数据严重损坏的现象仍然很少,通常是几页损坏的问题。但是,如果这些页面的数据没有经过专门的修复,则不应由非专业人员进行文件拆卸和数字化处理。不仅会增加数据的损坏,还会造成可修复的纸片缺失。一般来说,一些严重损坏的文件不需要太长时间来修复。修复室可以直接从数字机构接手修复任务,简化了档案修复的流通程序,保证了档案数字化的顺利实施。考虑到安全性,无论是档案数字化还是修复工作,都需要拆卸和安装程序。因此,需要如何将两者有机融合,防止多次拆卸和组装造成档案损坏。因此,可简化档案管理环节,处理案卷反复调归和拆装的难题。文件数字化和修复的建立“快速通道”这是一种有效的方法。建立通道需要坚持以下原则:一是数字化优先。指修复室人员优先修复数字机构提交的损坏信息,同时,数字机构优先对已修复的档案进行数字化处理。第二,一次性拆装。是指档案经拆装修复后,全部交给数字机构进行数字化处理,然后进行装订。第三,借归一致。由于档案数字化建设或修复,需要暂时从仓库调出,必须由调度室返还给保管部门,工作人员必须认真遵守出入库的相关规定。与此同时,还需另行建立登记册,确保数字机构和修复室人员能够顺利交接档案。


  第二,效率优先,协调合作。因为档案数字化及其修复的构建“快速通道”损坏的数据可以尽快修复,大大提高了档案数字化的效率;一次性装订不仅简化了工作程序,还削弱了档案的损坏程度。当“快速通道”运行进入常态化后,为进一步提高效率,还将收集保管部门加入进来。“快速通道”模式。档案数字化建设后,可以对相应的档案进行检查和处理。如果数字机构没有影响数字化建设的进程,可以专门登记符合修复标准的档案,并认真记录需要修复的档案页码和纸张损坏,还可以包括传真纸不方便长期保存的内容。根据数字机构提供的登记册,收集保管部门合理制定档案修复计划,实现分批处理的形式进行修复。这种方法极大地缓解了过去需要逐一检查和登记的仓库管理人员的任务量。与此同时,提供需要修复的档案详细信息,对档案维护也极为有利。


  第三,随着时代的快速发展,过去的档案管理模式存在许多缺陷和不足。因此,有必要对档案进行数字化建设,这需要有效解决损坏档案的修复问题。“快速通道”能有效形成相关部门之间良好的互动联系,优化传统档案管理工作程序,取消反复拆装环节,提高工作效率,有利于更好地促进档案数字化建设和档案修复。


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