文件工作中的问题分析

　　(一)数据收集难度较大。文件的整理过程必须保证文件的完整性和真实性。然而，中国的档案整理工作大多是由政府发起的，而人们的档案意识薄弱，很少参与其中，人们掌握的许多信息也没有得到利用。(二)整理过程时间长。大型活动，特别是一些国际活动，时间跨度特别长。例如，2008年中国在北京举办的奥运会，从申奥成功开始，经过6年的准备，开始准备。这样的大型活动需要安排专业的档案整理人员进行跟踪整理，才能做好整理工作。如果事情结束后进行总结整理，很多细节都会被忽略，事件的完整性无法保证。三是工作效率低下。一些重大活动是跨地区、跨行业的。档案整理人员在工作中没有得到活动参与者的帮助，也没有采取有效的数据移交措施。档案整理人员工作更加困难，无法高效优质地完成整理工作。档案利用程度低(四)。档案的机动性无法在档案工作中发挥作用，受保密机制和工作程序化的影响，档案的社会价值没有得到很好的利用。许多不再需要保密的文件没有公开。人们对事件了解不透彻，对事件要传达的理念不会产生共鸣，对社会各种政治建设、经济建设、文化建设、生态建设没有正能量辐射。

　　改进档案工作的措施

　　一，加强立法和制度建设。2005年4月1日，一部省级政府规章《浙江省重大活动档案管理办法》正式实施，规范重大活动档案管理。此后，云南、湖北、四川、山西、福建、新疆、宁夏、山东等省市相继出台了省级重大活动档案管理办法。使重大活动和专项工作档案管理有法可依，有章可循。建立和完善档案部门的工作机制。一，建立登记备案制度。对于有计划组织的重大活动，档案行政部门可以提前考虑，尽早安排，其档案的收集和整理相对可控。登记每个重大活动或专有项目。档案管理人员不能参与活动，增加了数据收集的难度，在整理过程中出现了错误或无记录。第二，建立针对突发事件的计划机制。对于突发灾害，工作人员应尽快保存档案，反应迅速，效率高。只有在正确的预案机制的指导下，档案保存才能有序进行。制定明确的规章制度。档案管理人员在工作中要恪尽职守，尽职尽责，端正工作态度，严格按照法律法规整理档案。三是加强区域间的合作。文件整理是跨区域的，每个区域的文件管理部门都不能把工作做得美。只有加强区域间的合作，建立良好的数据交付机制，共享数据，才能保证文件的完整性和真实性，提高文件的利用率，实现双赢。与此同时，要注意区分档案保管机构的性质。国家综合档案馆、国家专用档案馆、科研机构及相关职能部门档案馆(室)。这些不同的档案保管机构在收集和保存重大活动档案方面要有自己的侧重点和分工，必须要求将重大活动档案移交给国家综合档案馆。加强专项工作档案的开发和利用。整理档案的意义在于利用档案。对档案进行整理时，可采用纸质与电子相结合的方式，两者结合的方式可减少档案的磨损和缺失。专项工作档案的形成、收集和整理主要依靠组织承办单位，这些组织承办单位主要用于一段时间内使用这些档案，但活动结束后，这些档案应按规定移交档案馆。因此，档案馆必须加强专项工作档案的开发和利用，特别是为重大活动组织承办单位提供良好的服务。比如重大活动结束后，可以及时制作一些专项工作档案，汇编分发给重大活动组织承办单位，满足他们经常使用专项工作档案的需要。提高档案利用率。对一些不涉及国家秘密和个人利益的档案，要在一时间公开，提高档案的开发利用率。