重庆档案数字化加工
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档案数字化服务是什么意思

2023-12-15

  今天小编跟大家分享的是档案数字化服务是什么意思:档案数字化服务,通过学习专业的工作规范,能高效完成工作,避免犯错。


  一、范围


  DA/T68的本部分规定了档案数字化服务外包工作中的发包方工作规范、承包方工作规范、信用评价与质量监督工作规范。


  本部分适用于机关、企事业单位和其他社会组织开展的档案数字化服务外包工作。


  本部分适用不涉及国家秘密的档案数字化服务外包。档案缩微服务外包可参照本部分执行。


  二、规范性引用文件


  下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。


  GB/T17242投诉处理指南


  DA/T31纸质档案数字化规范


  DA/T43缩微胶片数字化技术规范


  DA/T62录音录像档案数字化规范


  DA/T68.1档案服务外包工作规范第 1部分:总则


  DA/T71纸质档案缩微数字一体化技术规范


  三、术语和定义


  下列术语和定义适用于本文件。


  3.1


  档案数字化服务archivesdigitizationservice


  承包方利用计算机技术将发包方的档案由模拟信号转化为数字信号的处理、服务过程。


  注:本部分中档案数字化服务,不包含档案数字化软件开发或实施。


  第四,发包人的工作规范


  4.1总体要求


  按照DA/T68.1的规定,发包人应坚持数字化档案服务外包的合法性、安全性和可控性原则。


  4.2发包前期准备工作


  4.2.1明确工作要求


  4.2.1.1发包人应按DA/T311发包。、DA/T43、DA/T62、DA/T68.1、DA文件数字化服务外包的范围、内容、流程、技术、质量和安全性等要求应由T71确定。


  4.2.1.2发包人应对档案进行鉴定,明确档案数字服务外包的范围和优先顺序。数字化档案服务外包涉及商业秘密和个人隐私应谨慎。利用率高的档案应该是数字化的关键对象。珍贵的档案,面临字迹褪色、载体脆化等危险的历史档案,特色档案,与重要话题相关性高的档案,应优先数字化。


  4.2.发包人应按DA/T31.3执行。、DA/T43、DA/T62的规定和实际工作要求,明确数字化档案操作规范、验收标准和工期。


  4.2.2选定承包方


  4.2.2.1承包商应当按照DA/T68.1的要求筛选承包商。数字化档案服务外包项目纳入政府采购范围,应当遵守政府采购法律法规。


  4.2.2.2承包商应核实承包商的股权结构、法定代表人身份、实际控制人身份,掌握承包商的公司背景。


  4.2.2.3承包商应将承包商的财务状况、项目经验、员工素质、技术能力、硬件条件、管理制度、实施方案、工期控制、风险控制、售后服务等纳入对承包商的评价体系。


  4.2.2.4承包商应对承包商的资质、信用进行调查,了解其是否存在不良记录。


  4.2.3签订合同


  承包商确定后,发包商应与承包商签订合同。签订合同应符合DA/T68.1的要求。


  4.2.4选定场所


  4.2.一般情况下,4.1档案数字化加工场所应选择在发包人的办公场所。


  4.2.4.2档案数字化加工场所应设置在相对独立、封闭的区间。


  4.2.4.3档案数字化加工场所应满足防水、防潮、防晒、防紫外线照射、防尘、防有害气体、防有害生物、防火、防盗等要求。


  4.2.4.4承包商应自行或要求承包商在档案数字加工现场安装视频监控系统。视频监控系统应覆盖数字加工现场的出入口、档案存储区、信息存储区和工作区,实行全方位监控。视频监控系统一般由承包商负责,承包商负责的视频监控系统应由承包商监控。如果档案数字化加工现场位于发包商办公室外,发包商应定期检查视频监控系统,并要求承包商将视频监控数据和回放记录移交发包商保存。视频监控数据应自发生之日起保存至少6个月;


  4.2.5配置设备


  4.2.5.1承包商应根据档案数字化加工的需要,自行配置或要求承包商提供必要的硬件设备和软件系统。


  4.2.5.2承包商提供的硬件设备和软件系统,应经发包人或发包人委托的第三方检查合格后方可使用。


  档案数字化过程管理4.3


  4.3.一,承包商应对承包商的档案数字化加工进行全过程、全方位的控制。


  4.3.2承包商应要求承包商将直接参与本项目档案数字化加工过程的员工名单提交给承包商。


  4.3.3发包人应检查拟数字化档案的敏感性、完整性、有序性和档案实体与目录的一致性。如果档案实体损坏或不完整,应进行登记和处理。如果档案实体与文件目录不对应,应进行必要的记录或标记。


  4.3.4发包人应根据工作计划分批转移档案,并根据工作完成情况分批接收回收仓库。转移档案和接收回收仓库时,发包人应与承包人办理档案交接手续,填写档案交接单一式两份。


  4.3.5对于正在进行数字化加工的档案,发包人应(或要求承包人)安排专人保管,并每天入库(柜),不得在车站过夜。对于数字化加工的档案,发包人应及时与承包人办理交接手续,并接受入库保存。对于离库一个月以上或存在虫霉隐患的档案,应进行消毒杀虫。


  4.3.6承包商应禁止承包商工作人员擅自进入档案仓库。


  4.3.7承包商应要求承包商按照DA/T31的规定制作工作流程表,并记录档案数字化加工各环节的工作情况。工作流程表应与档案实体同步流通。


  4.3.8发包人应处理计算机硬盘、移动硬盘、u盘等文件数字化加工过程中使用的文件。、对各种存储介质如光盘进行安全检查,登记造册,统一保管,严禁承包商擅自处理。


  4.3.9发生重大事件(可能导致)档案损坏、丢失或信息泄露后,发包人应及时向有关部门报告,并采取补救措施。


  4.4档案数字化成果管理


  4.4.1数据检验


  4.4.1.1一般应采用计算机自动检验10 0%检验,检验合格率应为10 0%。对于不能使用计算机自动检验的项目,人工检验可以根据情况进行抽样检验,抽样检验率不得低于5%。对于数据库项目与数据内容对应的准确性,抽样检验合格率应为10 0%,其他内容的抽样检验合格率应不低于95%。只有通过抽样检验,才能通过项目验收。如果抽样检验不合格,承包商必须返工,直到抽样检验合格。


  4.4.1.2承包商应要求承包商将与档案数字化加工成果相关的各种工作文件、日志、记录、元数据等一并移交给承包商。


  4.4.2安全确认


  4.4.2.1发包人应对各种存储介质、视频监控数据、回放记录、工作人员变更记录等进行安全检查。承包人交付的档案数字化加工。


  4.4.2.2承包商应检查承包商自带的各种硬件设备和软件系统,以确保其没有信息保留。任何存储信息的人都必须在验收文件数字外包服务后进行安全处理,以清除信息。承包商应拆除承包商自带设备的硬盘,并与数字化加工过程中使用的其他移动存储介质一起接收。


  4.4.3验收总结


  4.4.3.1发包人应对档案数字化外包项目进行项目验收,并要求承包人限期整改不符合法律法规、标准和合同的交付结果。


  4.4.3.2经数据检验、安全确认、验收评估后,发包人应与承包人办理档案、数据、硬件设备、软件系统等相关记录的交接手续。


  4.4.3.3发包人应将文件数字化服务外包工作中形成的重要文件归档保存,并总结经验,不断改进。


  承包商工作规范五


  5.1总体要求


  在加强基本服务能力建设的同时,承包商应根据DA/T68.1的要求,提高档案数字化服务所需的特殊服务能力。


  制定工作计划5.2


  5.2.1在进行档案数字化处理之前,承包商应调查研究发包商的具体实际需求,掌握拟数字化处理档案的数量、质量和管理情况,明确档案数字化服务的工作目标和完成目标所需的条件。


  5.2.2承包商应根据调查结果编制工作计划。工作计划的内容应包括但不限于:工作目标、工作内容、服务范围、操作流程、软硬件配置、人员组织和职责分工、主要技术指标和方法、验收依据、安全管理措施、进度安排、风险控制等。


  5.3人员管理


  5.3.1承包方应保证参与档案数字化外包服务的工作人员,已根据国家劳动法律法规与公司签订书面劳动合同;并要求员工签订保密承诺书。


  5.3.2承包方应根据项目需要,配备具有相应知识水平和业务技能的项目经理和员工,并保证项目团队成员具有一定的稳定性。


  5.3.3承包方应对项目组成员进行不少于5天的操作培训,相关成员经考核合格后方可正式上岗。


  5.3.4承包方应按发包方要求规范驻场人员的行为和着装。


  5.4设备管理


  5.4.1档案数字化加工所需的计算机各种硬件设备、软件系统和档案装具等,应符合国家相关法律法规和标准的要求。其中,软件系统应为正版软件,数据安全与网络监控软硬件须通过国家安全认证。


  5.4.2除必要的计算机操作系统、杀毒软件、档案数字化加工软件、数据库软件和第三方安全管理软件外,禁止安装其他无关软件。


  5.4.3档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备,必须采用技术手段或物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口,如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等,封闭的装置或端口要定期进行检查。


  5.4.4档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离,禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。


  5.4.5档案数字化加工网络及信息管理软件应建立身份鉴别、访问权限设置等安全保密措施,根据员工类型及岗位职责赋予相应的访问权限。


  5.4.6档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的安全保护系统,准确记录授权用户的访问行为、设备接入和档案数字化成果流向等信息。


  5.4.7用于档案数字化加工的设备、存储介质严禁与其他设备、存储介质交叉使用,非数字化加工专用的设备、存储介质严禁带入数字化加工场所。


  5.4.8档案数字化加工设备和存储介质不得擅自送外维修,必须送外维修的应经发包方同意,并由发包方工作人员现场监督。


  5.5现场管理


  5.5.1非工作人员未经允许不得进入档案数字化加工场所。工作人员完成作业之后,不得在档案数字化加工场所内停留。


  5.5.2档案数字化加工场所应设有储物箱柜,供工作人员和访客存放物品,并与工作区相隔离。严禁将水杯等私人物品以及照相机、摄像机、手机、电脑、移动存储介质等电子设备带入工作区域。


  5.5.3档案数字化加工场所内严禁存放除档案和必备的工具器材设备之外的任何易燃易爆危险品。严禁将火柴、打火机、饮料、食品、动物等带入档案数字化加工场所。


  5.5.4档案数字化加工场所内作业完毕后,除必须开启的监控、报警、消防等电源外,包括照明在内的其他电源必须关闭。


  5.5.5承包方应建立现场上下班物品清点值班制度,严禁任何人员擅自将档案数字化加工场所内的物品带离现场。下班后,移动存储设备应存放于专柜、上锁,指定专人负责保管。


  5.6访客管理


  5.6.1发包方、承包方因业务需要,邀请或接受非工作人员进入档案数字化加工场所时,应征得发包方的同意,并对访客的身份、来访事由进行审核和登记。


  5.6.2必要时,访客在进入档案数字化加工场所前应签订保密承诺书,承诺不泄露在参观过程中可能接触的任何档案信息。


  5.6.3访客不得将手机、电脑、照相机、录像机等具有拍照、录音、录像功能的设备带入档案数字化加工场所。


  5.6.4访客进入档案数字化加工场所,应佩戴发放的标明访客身份的胸牌,并由发包方或承包方工作人员全程陪同。


  5.6.5访客应遵守档案数字化加工场所管理规定,在指定区域内进行参观,不得随意走动,不得触碰物品。


  5.7流程与作业管理


  5.7.1承包方应按照DA/T31的规定设计档案数字化流程,主要包括:档案出库、数字化前处理、档案扫描、图像/音视频处理、数据库建立、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案入库等。每一环节均应填表记录。


  5.7.2承包方应防止工作人员在档案数字化过程中,尤其是对档案进行拆卷、预整理、复卷等过程中损坏档案载体,篡改档案内容。


  5.7.3承包方应根据档案具体情况使用合适的扫描仪器和方法进行数字化,防止因不当扫描仪器和方法损害档案。


  5.7.4档案数字化加工的具体操作方法和质量要求应符合DA/T31、DA/T43、DA/T62的相关规定。


  5.8成果管理


  5.8.1对于尚未移交发包方的档案数字化成果,承包方应做好备份管理,以免数据丢失。


  5.8.2承包方应将经数据检验的档案数字化成果,包括档案数字化过程中形成的各种数字化工作文件、日志、记录、元数据等,以及使用的各种存储介质,及时移交发包方,并履行书面交接手续。


  5.8.3承包方应将各种工作人员名单、访客名单、保密承诺书、档案交接单、工作流程单、项目验收报告,以及工作过程中形成的其他记录归档保存两份,其中一份提交发包方。


  5.9持续改进


  承包方应及时总结档案数字化服务过程中的经验,不断改进服务工作,持续提升服务能力。


  六、信用评价与质量监督


  6.1信用评价


  6.1.1承包方应建立企业信用评价档案。


  6.1.2承包方应配合档案行政管理部门、保密行政管理部门及其他部门对业务、安全、保密等各项检查或调查。


  6.1.3发包方可对承包方的工作质量进行评价,必要时出具评价意见。


  6.2服务质量监督


  6.2.1发包方档案数字化服务外包工作应接受国家有关部门监督。


  6.2.2承包方档案数字化外包服务工作应接受国家有关部门监督,保证资质证书有效。


  6.2.3第三方机构应按照DA/T68.1的有关要求开展服务质量监督工作。


  6.3服务质量投诉


  6.3.1承包方应建立服务质量投诉机制,对外公布投诉联系方式。


  6.3.2承包方应按照GB/T17242的要求建立投诉受理机构,定期或不定期收集各方反馈意见和建议并建立反馈意见档案。


  6.3.3发包方和承包方发生服务质量争议时,双方应协商处理;协商不成的,可申请调解、仲裁或提请诉讼。


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