重庆档案数字化加工
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浅谈档案归档整理的具体流程是什么?

2020-02-29

  关于重庆档案整理归档程序

  一、收集

  收集工作是将较后一个文件作为文件处理的一个过程,完全有效地使用了较后一个文件的归档,因此现在可以分为两个过程:文件判断和期限判断。

  1 .文件判别。

  档案数字化文件判别对目前文件的存档规模进行判断,首要需求是与各部门交流,深化调查,根据实际情况划定合理的存档规模。

  2、期限。

  根据文件的使用频率、重要性等区别对应的保管期限,根据不同的保管期限进行相应的处理,主要体现在年度判定和保管期限过后的破坏工作中。

  二、分类

  档案文件的规模和保管期限表对各类文件有了详细的区别,必须参照表对文件的收集作出其他区别。

  三、编页码

  注意加页码时页面不漏,页面不重,檀卷封面、卷内目录、备考表不加页码,卷内文件位于右上角,从“001”开始,正反两面存在时,显示在页面的左上角。

  四、装订

  用不锈钢钉一枚一枚地装订,或者组装,以免生锈而腐蚀文件。

  五、排序

  关于同种类的其他文件,排列在时刻的前后。

  六、地址表示

  对陈列的文件按顺序勾上勾号,不要重复,勾上勾号,保持文件编号的自然连续性。

  七、书志

  书目是分析、筛选和记录文件内容和形式特征的过程,以满足书目搜索和供应的需要。

  八、装箱

  也就是说,把和“集团卷”有相同联系方式的文件放在同一个箱子里,并对檀卷(箱子)进行编号。 檀卷除陈列的文件外,还包括檀卷封面和备考表,檀卷封面反映文件的内容,备考表对檀卷组卷的状况进行说明,包括檀卷包的内容、日常使用、变更状况、组卷的时刻、组卷人和审查员等。 把檀卷的封面放在文件的前面,备考表放在文件的后面,两者就不显示页码。

  九、印刷目录

  注意根据文件的存储期限(包括卷中的文件目录和檀卷目录)进行区分。

  十、制作搜索物

  对准备好的各种目录进行整理,制作目录摘要表,供日常使用。


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