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谈谈档案整理的内容以及意义!

2021-03-09

  档案整理的内容

  一、档案整理的内容

  包括:区分全宗、全宗内档案分类、、案卷封面编目、案卷目录编制。

  二、具体内容:

  (1)会计凭证类:反映资金牧付业务的原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他出纳凭证。

  (2)财务报告类:包括月度、季度、年度的出纳报告、附注及文字说明,银行存款对账单应银行存款余额调节表,其他出纳报告。

  (3)会计账簿类:现金日记账、银行存款日记账、其他货币资金明细账、辅助账簿及其他备查薄。

  (4)其他类:作为收付依据的合同、协议及其他文件;按规定应单独存放保管的重要票证单据,如作废的支票、作废的发票存根联与发票、作废的收据存根联与收据;出纳盘点表和出纳考核报告等。

  (5)档案管理类:出纳档案移交清册、出纳档案保管清册以及出纳档案销毁清册。出纳人员对档案进行整理时,一般包括分类、装订和成册三个步骤。

档案整理

  档案整理的意义:

  1、准确反映企业的成长历程

  档案记录着企业成长的点点滴滴,何时开业,创业者是谁,何时盈利,何时扩张,战略目标调整过几次、有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。企业发展何时平稳、何时动荡,原因何在,也可以从中找到规律和解答。

  2、防患企业商业秘密外泄

  企业档案无不涉及商业机密,如果没有统一管理,任凭管理人员个人处置,势必容易丢失,丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理,而且还有要保密意识。

  3、决策制订的参谋和帮手

  企业做决策、出方案,往往都要查找历史数据,进行同比分析或方案对比,没有档案就无法进行。档案管理良好的企业,死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。

  4、企业文化的活标本

  很多企业搞企业文化建设总喜欢请专家帮忙,殊不知,企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映。是企业员工自己培养创建起来的,是不假外求的东西。做好档案管理的企业,在整理完善企业文化时,不需要搜索枯肠,不需要绞尽脑汁,不需要编造,只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善,企业文化的基本内容就有了。再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及员工代表的事迹总结,企业文化就丰富起来了。

  5、企业宣传的资料库

  档案管理好的企业需要进行宣传时,只需在档案室调取资料就行了,不需要临时抱佛脚,打乱正常工作,也不需要像演员彩排似的,劳命伤财,准备道具、背景。档案管理好的企业,宣传资料真实可信,对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。

  6、员工成长的断代史

  很多企业员工进来时一张表,出去时还是一张表。更有甚者,这个员工一走,这一张表也不知什么时候就消失得无影无踪了。这实在是大错特错的事。人事部门对于已经离职的员工档案应该定期移交档案管理部门。离职员工不一定都是企业的敌人,说不定哪一天企业的员工成了名人,他的档案可就成了珍贵史料。这有点夸张,但并非没有可能。人事部门应该加强员工档案管理,每年补充、更新员工档案内容,准确及时记录员工成长的脚步。员工在企业多少年,档案就应该记载多少年的主要成长历程。企业人事档案应该成为员工成长的断代史。


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