文件数字化的基本要求，所谓数字化(digitization)是指利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质文件数字化是指利用扫描仪或数字相机等数字设备对纸质文件进行数字化处理，并将其转换为数字图像或数字文本的处理过程，存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，可以通过计算机识别。纸质文件数字化的基本原则是准确、方便、快速地提供和利用文件信息资源，共享公共文件信息资源，满足社会或行业对文件利用的需求。

　　文件数字化的基本要求

　　目前，超过90%的档案管理仍然采用人工管理。传统的档案柜管理系统存在一些问题，如系统档案编程过程繁琐、效率低下、整理时间长、档案存储顺序容易被打乱、档案查阅时间长、档案盘点操作不科学、档案管理失效滞后等。

　　文件管理的价值

　　1、维护组织、个人权利的法律证书;

　　2、组织各种经营管理活动的依据;

　　3、组织连续工作必须考查的证据;

　　4、商业活动的情况、成果、经验和教训;

　　5、研究情报及成果的依据及参考资料!

　　传统档案管理存在的问题图片

　　1、对档案不够重视:大部分单位档案室硬件设施配置不完善，档案室保管条件普遍较差。个别单位管理制度落实不到位，档案保管不规范，放置无序，存在遗失隐患。大部分档案管理员都是兼职，存在应对档案管理的想法，普遍存在备案不及时、随意的现象。

　　2、档案业务不够精通。档案管理需要一定的专业素质，应该说是非常技术化的。现有的档案管理人员基本没有接受过系统专业的培训，档案的整理归档标准大多是人口口口相传的，档案的分类、保管期限等标准不统一。而且每个人的理解程度不同，导致归档和分类不准确。

　　3、团队配置不稳定。各单位人员频繁调动，使得档案管理团队不稳定，影响了档案管理的可持续性，档案管理无法深入有序开展。

　　4、档案电子化程度低。目前档案以纸质为主，还没有电子档案。在整理、归档、阅读和查询纸质档案时，存在许多不便。

　　文件数字化的意义和作用

　　随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)，档案数字化、一种新型的文件信息形式，是由数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的。

　　1、提高经济效益:数字化管理档案将传统的以纸质为载体的档案信息对象转化为机器阅读档案，既节省了保管成本，又节省了占用空间，查阅方便快捷，避免了反复印刷数据造成的纸张和人员浪费;

　　2、提高办公效率:数字档案管理使数据能够及时归档并尽快提供利用。由于信息的时空流动，数字档案实际上已经成为一个“无墙文件”，档案库基本上已经从文件实体的保管转变为提供方便的信息控制中心;

　　3、增强档案原件保护:纸质档案转化为数字电子档案后，档案的使用更安全。数字化处理后，它无疑会更好地保护历史悠久的档案材料。此外，档案数字化处理后，部分档案被篡改。