从单位实际出发，大限度地维护档案的完整性和安全性，方便档案的使用：

　　保持档案的完整性，一是保持档案内容与形式的有机联系与完整性;二是保证档案材料不缺、不遗漏、不分割。

　　维护档案安全，一是指不发生损坏档案的事故，如丢失、火灾、水浸、霉变、害虫、鼠害等;二是防止档案内容泄露。

　　方便文件的使用，是指利用计算机等现代化管理手段，提高文件检索利用效率。二是提供安全保密的文件阅读环境，复制文件的条件和设备。

　　01、档案建设指导原则：安全、实用、方便。

　　02、档案室位置：档案室应远离易燃、易爆、空气污染区域。

　　(1)作为档案室的平房，应该位于办公室附近，高于周围地形。

　　(二)建筑作为档案室，一般不能安排在顶楼或建筑两侧。档案室应远离厕所、厕所、热水房等。

　　03、档案房间一般要求档案库房、办公室、阅览室分开。

　　04、档案库房承重：楼房作为档案室，楼板承重必须达到档案库楼面均布活载荷应为5KN/m2。;采用密集架式，不得小于12KN/m2。

　　05、档案室内橱柜布置：推 荐使用铁质档案柜(架)。

　　文件库在布置橱柜俱时，应考虑工作人员的管理和放置文件保护，以及检测设备的空间。

　　主通道净宽不小于1m。

　　两行装具间的净宽不小于0.8m，装具端部与墙壁之间的走道净宽不小于0.6m。

　　设备背面与墙壁的间隔不小于0.1m，设备顶部与天花板的间隔不小于0.5m。

　　06、档案保护设施：档案室应具有防火、防水(潮湿)、对高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。

　　(一)防火

　　文件室禁止吸烟，禁止使用明火照明，要在明显的地方标注“禁止吸烟”警示牌。

　　1、档案用电负荷为380V三相供电，照明负荷为220V单相供电。

　　2、线路铺设必须是暗线，并根据要求选择线路;开关、插座必须符合安全要求。

　　3、一个独立的档案建筑应该有避雷设施。

　　4、照明器应选用40W或60W乳白色白炽灯，并安装防爆罩。

　　5、灭火装置应选用气体或干粉灭火剂，灭火装置的存放位置应方便取放，不得放置在档案库内，已到保质期应及时更换。

　　6、档案室应配备手电筒，以备停电时使用，严禁明火照明。

　　(二)防潮(水)、防高温

　　档案温度一般控制在14-24℃，相对湿度为50-65%。

　　1、档案库应根据面积配备一定数量的温湿度计。

　　2、如果档案库在平房或一楼，应配备除湿机。

　　3、档案库不宜安装水(气)暖;上下水管道禁止通过档案库。

　　4、档案库应该安装空调。

　　(三)防盗

　　档案室应安装防盗窗、防盗门、安全钥匙。推 荐安装防盗报警装置。

　　(四)防虫，防鼠

　　1、档案库应及时投放防虫药物，建议使用电子杀虫器。

　　2、档案禁止存放食物，应放置一定数量的防鼠盒，及时放置灭鼠药。

　　(5)防止有害气体

　　档案室应远离污染区域，周围有空气污染，档案库房门窗应密封。

　　(六)防光

　　1、文件柜应该与窗户垂直放置。

　　2、档案库房的窗户应该有红色和黑色的窗帘，以避免阳光直射档案。

　　(七)防紫外线

　　档案库应使用白炽灯，禁止使用日光灯。

　　(八)防磁辐射

　　对于磁性记录档案，如录音、录像、唱片、光盘、软盘等，建议配备防磁柜，定期进行安全质量检查。

　　07、档案馆应标明档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、统计等制度。

　　08、单位使用计算机管理档案，计算机应放置在档案工作人员办公室。