档案室数字化建设是一项系统工程，包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设和保障系统建设，需要机关档案部门、信息部门、业务部门和保密部门共同参与实施。数字档案室建设主要包括:

　　档案数字化建设

　　1.根据数字档案基础网络架构、主要技术路线和软硬件配置的基本要求，建设符合未来一定时期数字档案资源管理要求、满足数字档案管理和服务需求的基础设施。除了信息安全和便捷的管理因素外，鼓励依托机关信息基础设施建设数字档案基础设施。

　　2.开发或采用功能完善、安全可靠、性能好、使用方便的数字档案应用系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

　　3.严格遵守标准和规范，全面转换传统载体档案，积极推进电子档案归档和电子档案管理，全面推进数字档案资源建设。应用先进的技术和手段，确保数字档案资源的真实性、完整性、可用性和安全性，满足各类用户的共享需求。

　　4.根据数字档案建设的要求，对档案工作流程、文件材料、声像(照片、录音、视频)电子文件的归档范围和保管期限进行修改和完善，以及适用于电子档案管理、利用、安全保障、应急处置等各种规章制度，明确要求和权限，保证数字档案资源的规范管理，保证数字档案工作的顺利运行。

　　5.加大人オ建设力度，通过培训或引进人员オ，既懂信息技术，又精通信息资源管理、知识管理的人才，为数字档案室的建设和运行储备。

　　总而言之，数字档案建设的内容可概括为基础设施、应用系统、数字档案资源、保障系统四大基础设施。

　　1.基础设施建设

　　完善的基础设施是数字档案建设的前提和基础。基础设施建设包括五个方面:网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端和辅助设备。鼓励依托机关信息基础设施建设数字档案基础设施。如果已经有相关基础设施，应根据数字档案建设的要求进行适当调整。要特别注意基础设施在信息安全和便捷管理方面的设置要求，确保档案信息资源的安全，方便档案人员履行管理职责。

　　二是应用系统建设

　　从现实的角度来看，应用系统是目前数字档案建设的一个短板。传统的机构档案管理系统大多是基于辅助纸质档案及其数字副本管理的需求开发设计的，管理对象是目录数据、数字图像等。，而且功能比较简单。数字档案室的应用系统要求与办公自动化系统相连，可以实现电子文件归档和有效管理，对开发和利用有更高的需求。这使得它们在设计思路和功能结构上有很大的不同。

　　根据《电子文件管理系统通用功能要求》，数字档案室要求(GB/T29194-2012)集成管理各类数字档案资源，为电子文件的真实性、完整性、可靠性和可用性提供首要保障，设置捕获、登记、分类、编目、记录、存储、数字签名、检素、使用、鉴定、统计、处置、格式转换、命名、移交、审计、系统配置、用户管理等基本功能。考虑到传统档案管理软件难以扩展和体验差，应用系统有必要灵活扩展和简单易用。

　　数字文件资源建设

　　数字档案资源建设是数字档案建设的重中之重。《指南》通过规范电子文件命名(档号编制)而不是从电子文件管理流程的角度规范数字文件资源。、实现对电子文件的规范管理，如文件格式、质量、元数据要求等关键因素。

　　(1)电子文件命名

　　《指南》建议使用档号统一命名为电子文件。在数字档案室的建设中，档号体现了整理规则，是反映电子文件之间有机结构和历史联系的重要纽带。不同类型的电子文件可以通过档号简单区分，明确相互关系，无论它们处于哪个管理流程，存储在哪个逻辑位置。

　　文件格式和质量(2)

　　文件格式是长期保存电子文件的重要因素，也是保证电子文件真实性、完整性、可靠性和可用性的重要指标。虽然文件质量与电子文件的长期保存关系不大，但直接反映了电子文件的质量，与电子文件的开发和利用密切相关。《指南》限制了文件、照片、录音和视频的保存格式，并根据实践经验确定了照片、录音和视频质量的低要求。

　　(3)元数据

　　元数据是描述文件背景、内容、结构和管理过程的数据。到目前为止，元数据仍然是有效的手段之一，以确保电子文件的真实性、完整性、可靠性和可用性。与数字签名、时间等技术相比，元数据对运行系统或第三方的支持性不强，在后续成本上具有相当大的优势，因此对电子文件的长期保存具有重要意义。此外，完善的元数据信息量大，可以为电子文件的开发和利用提供无限可能，有助于数字文件资源的创造性发挥作用。

　　目前档案行业只有两个元数据规范:文件和照片。《指南》还根据当地实践提出了基本元数据项目进行录音和录像。具体实施时，可以作为参考，制定当地元数据方案。如果有新的元数据国家或行业标准发布，也可以直接对照。考虑到实现的可能性，《指南》规定了元数据的低数量，操作方便，留有足够的空间。

　　(4)电子文件的归档范围和保存期限

　　目前，数字档案室使用传统档案的归档范围和保管期。但考虑到电子文件数量的增加对成本的影响相对较小，可以考虑适当调整电子文件的归档范围和保管期限。

　　(5)电子文件的整理

　　电子文件一般按照传统的整理方法进行整理。如果有国家和行业标准适用于电子文件整理，应优先按照该标准执行。例如，文件电子文件的整理应根据归档文件的整理计划进行。(DA执行/T22-2015。

　　(6)布局格式要求

　　布局格式要求是对文件电子文件的独特要求。强调布局格式的意义在于，一方面可以在一定程度上继承和延续纸质文件的可信度，另一方面也可以通过规范严谨的办公自动化流程来保证电子文件的真实性。

　　保障体系建设

　　保障制度建设包括资金、制度、人员、オ三个方面。数字档案建设需要足够的资金来支持建设和运营，需要知道信息技术、信息资源管理和知识管理的人才，需要有计划、有步骤地解决各种内容的制度要求，包括电子文件管理流程、电子档案管理、备份、应急处置等。就人才建设而言，首先要从管理体系入手，建立档案、信息、技术部门合作机制，通过部门合作弥补人才短缺。从长远来看，要加大人才建设力度，通过培训或引进人才为数字档案提供人才保障。

　　需要明确的是，保障体系建设作为数字档案建设的一个组成部分，需要与其他建设内容相辅相成、相互促进，在建设中需要同步发展和进步，保障体系建设不能仅仅作为其他建设的条件。