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1、收集所有文件。
文件归档工作按照一定的周期进行，可能是一年，也可能是一个季度。因此，在归档工作时，所有文件都应以年或季为单位，以确保后期归档工作的顺利进行。
2、根据有关章程进行筛选。
一般来说，没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件不需要保存。此类文件可以先剔除并销毁，剩余文件可以根据本机关单位对文件归档管理的具体要求进行筛选。
3、划分类别和等级。
筛选完成后，档案管理人员可以根据文件所属部门的名称进行横向分类，然后根据上下级的隶属关系进行纵向排列。不能分级的文件可以酌情与本部门的文件并列归档。
4、确定保管期限。
任何能对本机关实体及其职能产生全局影响的文件都需要永 久保存，剩余的归档文件可以根据其价值的影响时间和相关规章制度保留足够的保管期限，不能过早销毁。
5、修改文件内容。
对于文件中的遗漏或损坏，档案管理人员需要咨询文件来源处的同事，获取正确的内容，修复和删除文件。此外，他们还需要规范文件的纸张大小和装订来保存它们。
6、编号文件。
档案管理人员可以按照从上到下、从主要到次要的排列顺序，将密切相关的纸质文件装订成基本单位，然后根据类别、级别和时间装订成二级单位，再用归档章编号。
7、包装和编制检索目录。
根据文件上归档章的信息，将所有文件打印成目录，文件依次包装，文件盒上的所有项目都标准化填写并编号。编号要统一连贯，最后所有文件目录都要总结，方便以后快速查阅文件。
