今日小编带您了解档案室档案管理细则，在此以学校为例，详细讲解管理细则。

　　一，档案管理细则

　　档案工作制度(一)

　　1、档案工作是行政管理工作的一部分，必须由一名学校领导负责。

　　2、档案人员应及时向分管领导汇报上级档案部门的相关指示，以便及时了解档案工作趋势，领导本校档案工作。

　　3、学校办公室负责档案工作，对各办公室的兼职档案人员进行业务指导，在档案移交时检查档案质量。

　　4、本校各类档案应按照“集中统一管理”的原则，集中存放在学校综合档案室，实行统一管理。

　　5、按照国家有关档案管理的规定，结合学校档案工作的实际应用，实际保管期限、归档范围等。

　　6、建立以学校各处室兼职档案员为骨干的学校档案工作网络，定期进行活动。

　　7、准备各种检索工具、参考工具，积极为学校管理提供便利，及时做好登记和统计工作。

　　8、档案工作者应加强学习，不断提高思想意识，不断更新业务知识，使学校档案工作更加规范、科学。

　　(二)档案工作人员职位责任制制度

　　1、档案工作人员必须严格遵守《中国人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》规定的条款，依法办事，认真落实档案工作的规章制度。

　　2、指导各部门立卷人员和专业技术人员按时收集、归档文件资料，努力提高档案质量。

　　3、做好档案收集、整理、鉴定、登记、统计等基础工作，熟悉所保存的档案。

　　4、做好档案利用服务工作，编制各种检索工作和参考资料，做到及时、快速、准确地调卷。

　　5、对档案进行防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等安全保护，保护国家档案不受损失。

　　6、努力学习档案业务知识，提高业务能力和学术水平，努力实现档案管理的科学、现代化。

　　7、遵守保密制度。未经批准，档案的使用范围不得擅自扩大，档案的秘密和内容不得泄露，以确保档案秘密的安全。

　　(三)档案归档制度

　　1、所有在学校各项活动中形成的具有查阅利用价值的文件资料都属于归档范围。

　　2、各个办公室的任务之一就是形成各种数据的积累和归档。应纳入各部门兼职档案人员的职责范围，建立岗位责任制，做好学校档案室的指导和监督，做好档案集中和统一管理。

　　3、每个办公室在工作中形成的具有保存价值的文件和资料，应整理归档，由档案室统一管理，不得分散在部门或个人手中。

　　4、每年3月底前，办公室兼职档案人员必须按要求对上一年度档案进行整理，并将上一年度档案移交档案室。

　　5、所有归档的档案都必须编制归档号、档案号、档案目录和档案目录，并做好移交档案的准备工作。

　　6、档案移交时，部门应经档案工作人员验收，移交时应办理移交手续，填写移交清单。

　　档案库房管理制度(四)

　　1、努力创造实现档案现代化管理的条件，使仓库管理更加科学。

　　2、档案负责管理仓库，并负责每天检查门窗电的开关情况。

　　3、仓库必须具备防盗、防火、防潮、防光、防尘等基本保护条件，每月检查一次，发现问题及时处理。

　　4、明确各类档案的界限，实行分类、分柜存放和保管。

　　5、为了保证档案的安全，仓库必须有专门的橱柜，并且有必要的安全保护设施。

　　6、非档案工作人员不得进入仓库，不得在仓库内查阅档案。

　　7、为了保证仓库的整洁，仓库内不得堆放其它物品。

　　(五)档案保密保卫制度

　　1、保守文件秘密是每一位文件工作者的神圣职责。

　　2、档案室设有专门的档案仓库，并配有专门的档案柜存放档案。

　　3、档案室内应设置阅读档案，建立监阅制度，防止失密、泄密。

　　4、文件库和文件柜必须由专人管理，钥匙由专人管理。文件员工作调动时，必须办理交接手续。

　　5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家，或者探亲访友，或者进出公共场所。

　　6、上级机密文件或资料不得擅自翻印或复印，档案机密不得涉及私人通信或普通电话;不得与无关人员谈论或泄露相关文件内容。各种草稿、废纸等。在立卷中形成的不得乱扔，全部按保密纸处理或销毁。

　　7、非档案人员不得进入仓库，不得在仓库接待亲友。

　　(六)档案资料借阅制度

　　本制度是根据《档案法》及相关规定制定的。

　　1、外部单位查阅档案时，应持单位介绍信，一般应有两人。查阅机、绝密或组织、人事文件，必须是党员。

　　2、查阅各类档案必须在查阅室进行，未经同意，不得私自带走。

　　3、所有查阅使用本单位重要机密文件或在一定范围内控制使用的文件，应当经单位领导同意。

　　4、学校档案应严格控制借出。如果因工作需要，应经本单位领导批准，借出时间一般不得超过三天。在借阅期间，我们应该确保文件的安全。

　　5、所有提取我校档案的材料都要写明年代、卷号、标题，并认真核对。只有出具证明材料并加盖公章，才能有效。如需复制，必须经办部门批准。

　　6、使用档案时，必须注意保守机密，不得任意泄露或向外公布。

　　7、查阅档案时，一定要注意档案的保护，不要在文件材料上圈点、注释、勾画、污损，也不要拆开、提取或撕毁原件。违者将根据《档案法》的规定追究责任。

　　8、一个典型的利用档案产生明显经济效益和社会效益的例子，利用者有责任向档案提供信息反馈。

　　档案销毁制度(七)

　　1、档案销毁必须经学校领导和上级主管部门负责人批准。

　　2、所有需要销毁的档案都必须编写一份清单，并撰写一份书面报告，包括:本单位和档案的简短历史情况、销毁档案的年龄、保管期限及其数量和详细内容、鉴定情况和销毁原因。

　　3、在销毁档案时，必须有两人以上进行监销，并在监销清册上注明“已销毁”字样和日期，并且需要签字盖章以示责任。

　　4、销毁档案如送造纸厂打浆，必须在监督下进行，打浆后监销人员才能离开。

　　档案保存制度(八)

　　1、档案库房、档案柜、资料架应统一编号，档案、资料应按全宗、分类顺序排列整齐。

　　2、严格执行档案仓库的八项防范措施。仓库内禁止吸烟和存放易燃物品。仓库内外应放置灭火设备，以满足紧急需要。仓库门窗应配备防盗设备，及时开关锁定。钥匙应由专门的柜台保管，不得随身携带。仓库内外的清洁卫生要经常清洁整理;注意观察仓库的温度和湿度，尽量控制在规定的标准;每年4月放置一次杀虫剂，并根据情况采取措施防止鼠咬虫蛀。

　　3、对于档柜、架子要经常保养，防止锈蚀，保持美观清洁。

　　4、档案人员每年对档案保管情况进行全面检查，并做好记录。

　　(九)档案统计与汇报制度

　　档案统计，是掌握情况、分析和研究档案工作问题的一种有利工具。加强档案统计工作是提高档案科学管理水平的必要措施和重要标志。为进一步加强档案统计工作，特制定如下统计制度。

　　1、办公室要指定专人兼管档案统计工作，负责全校档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作;负责上级档案部门需要的各种报表的填报工作。

　　2、抓好档案统计的原始记录工作。档案的登记是档案统计的基础，应结合实际，做好各项原始材料的登记，主要包括下述内容：卷内目录、案卷目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记。

　　3、建立健全统计台账，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据，按上级部门的要求及时报送各种报表。到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误。

　　4、上级档案部门需要的各类报表，要按时间要求，准确无误地报出，所报各类数据不得弄虚作假。

　　5、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行，随时保证档案与账目相符;每年底对本年度的各类数字要进行综合统计，形成完整的统计资料。

　　6、统计人员要依据统计的数字及报表中的各项统计指标，进行调查、综合分析、对比，从中找出存在的问题，提出改进措施。

　　二、档案室管理

　　(一)文书档套归档制度

　　1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

　　2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

　　3、归档的文件材料应齐全、完整准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页，玻损现象。

　　4，下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

　　5，凡旧档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

　　6，重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

　　7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

　　(二)专职档案工作人员岗位责任制

　　1、认真学习专业知识，贯彻执行<档案法>、<档案法实施办法>，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

　　2、负责公司各种档察资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

　　3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

　　4、负责档案库房各项制度的落实。

　　5、积极提供档察的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

　　三、兼职档案工作人员岗位责任制

　　1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

　　2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

　　3、兼职档察员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

　　4、严格执行各项档案管理制度。

　　5、接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

　　四、部门立卷制度

　　1、凡本部门在名项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

　　2、各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

　　3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证正立卷质量。

　　档案保存制度五、档案保存制度

　　1、各类档案由综合档案室集中管理，档案员负责档案的保管。

　　2、根据档案管理相关规定，名类档案应当存放合理，排列有序，查找方便。

　　3、档案人员应经常检查室藏档案材料，并及时跟踪和追回已到借阅期限尚未归还的档案材料，以防丢失。

　　4、仓库应保持清洁卫生，温度应始终保持在14-24℃，相对湿度应保持在45-60%，以防止档案受到损害。

　　5、档案库内做到“八防”，即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

　　6、仓库内禁止吸烟，禁止存放易燃、易爆危险品，停电时，一定要用手电筒照明，不能使用易燃设备。

　　7、不得进入与档案库房无关的人员，随时关闭仓库门窗，确保安全。

　　档案保密规则六、档案保密

　　1、档案工作人员应提高警惕，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

　　2、所有在综合档案室查阅档案的人员，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅程序。原则上，档案不允许带出档案室。如有必要，必须经主管领导批准，并在规定时间内归还档案室。

　　3查阅档案时，不得阅读与查阅内容无关的文件资料，不得进入档案室。

　　4、本公司工作人员不得将文件、材料带到公共场所和其他地方，不得带回家，应及时交给档案管理部门。

　　5、对违反保密规定，泄露国家公司机密或者造成一定后果的，应当按照保密法>的规定，严肃处理并追究其责任，

　　档案借阅制度七、档案借阅制度

　　1、借阅档案要严格遵守档案管理制度，所有借阅者都要有意识地履行借阅程序。

　　2、所有借阅档案都需要主管领导批准。外单位人员借阅档案时，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期内按时归还。

　　3、借款者应妥善保管档察材料，注意保密，不得以任何理由转借他人。

　　4、未经领导批准，借款人不得复印、抄写档案资料。

　　5、档案管理人员应仔细检查归还的借阅材料，确认档案材料完好无损后，方可办理归档手续。摘抄复制的文件材料只有经过仔细核对，正确后才能签字盖章。

　　6、如发现档案材料在借阅过程中被拆除、涂抹或丢失，应及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

　　八、其他

　　解释权属于公司行政人事部。