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档案整理工作的基本流程

2024-03-29

  《规则》根本的特点是以文件为组织单位,对文件进行组织。虽然在手工管理中很难检索和清点文件,但随着信息管理的日益普及,以文件为单位的组织方法符合“简化组织、深化检索”的原则,降低了文件工作人员掌握和操作的难度,使纸质文件材料更有效地与电子文件的组织联系在一起,对于提高文件的完整性和规范性,促进电子文件管理具有重要意义。


  一,整理原则


  I、归档文件的整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系


  文件伴随着机关、团体和社会组织的职能活动,具有自己的形成规律和特点。2012年发布的《党政机关公文处理条例》和《党政机关公文格式》对公文类型、公文格式、行文规则、公文拟制、公文处理等做出了明确规定和详细要求,为各机关公文处理提供了统一的规范和标准。这些规范和标准构成了文件形成的一般规律,结合各机关长期在文件处理过程中形成的习惯和做法,以及办公自动化条件下电子文件形成的特殊要求。按照文件的形成规律整理归档文件,其实就是把整理作为文件形成的自然延续过程,可以大限度地减少个人对文件材料的人工干预,提高文件的整理质量。这一原则充分体现在《规则》组件的构成、组件内文件的排序等内容上。例如,当机关收到文件时,通常会在签收、登记之后,粘贴收文处理单,然后办理收文处理。在这种情况下,文件收集处理单和文件收集单构成了一个“文件”。在文件收集处理单和文件收集的排序中,文件收集处理单自然在前面,文件收集在后面。机关发文时,通常需要先拟稿,填写稿纸,然后按照文件处理程序修改拟稿,形成稿件,根据稿件打印发送原件,完成发文过程。在这种情况下,定稿、发稿纸、原件构成一件,排列顺序自然就是原件在前,发稿纸和定稿纸在后。


  在归档文件的整理中,必须保持文件之间的有机联系。文件之间的有机联系是指文件在来源、时间、内容等方面形成的内在联系。在生成和处理过程中,这种联系不仅记录了文件之间和文件组件之间的相互关系,而且保证了文件记录的完整性和有序性。因此,在归档文件的整理中保持文件之间的有机联系,不仅可以更好地反映机关主要工作活动的历史面貌,还可以方便日后的检索和利用。在具体操作中,在对规则进行实体分类时,将归档文件按照不同年度、不同年度、不同类别的机构进行的维护。


  2、归档文件的整理应区分不同的价值,便于保存和利用。


  文件的价值取决于其内容及其对该机构工作和未来历史研究的作用。就一个机构文件的价值而言,并不是所有已经完成的文件和材料都需要整理和归档,也不是所有的归档文件都应该保存。这就要求在归档和整理时做好两项工作:一是根据机构文件和材料归档范围的规定区分归档和非归档文件;二是根据文件档案保管期限表的规定,区分文件价值,定义不同的保管期限。从分类开始,《规则》就区分了不同保管期的文件,为了有针对性的展开。


  便于保管和使用是归档文件整理的重要目标。便于保管是指通过区分文件材料的不同价值,采取不同的保管策略,提高管理工作的效率;便于使用是为了提高归档文件的检验率和准确率,保持文件材料之间的有机联系。因此,便于保管和使用是基于遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值。同时,便于保管和便于使用也是检验归档文件整理方法实用性的标准。新规则的形式和运输是文件的下级整理。


  3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理


  这是《规则》修订提出的全新整理原则。在信息化条件下,归档文件整理必须统筹考虑纸质文件材料和电子文件的整理要求,避免因两类归档文件整理的基本原则、基本方法不同而带来的诸多问题9解决这一问题的基本思路就是实现信息化条件下的文档一体化管理,即将公文处理与档案管理相结合,充分利用文书处理过程中形成的数据信息和工作成果,使文书工作和归档文件的整理形成一个有序的整体,从而简化文件整理归档工作,提高工作效率。同传统立卷方法相比,按件整理文件材料更加适合文档一体化管理要求,即可以将纸质文件材料整理与电子文件整理统一起来,尽量用电子文件管理的思路和方法去引领归档文件整理,进而实现纸质文件材料和电子文件统一标准、统一整理、统一管理的要求。文档一体化管理要求,应避免用纸质文件材料整理中的一些手工管理方式去要求电子文件的整理。比如,在实践中存在的将电子文件以盒为单位进行整理的现象,就是机械照搬纸质文件材料整理的一种做法,既无谓增加整理步骤和工作量,又增加了检索层次,影响检索效率,是不可取的。


  从长远看,由利用计算机对纸质归档文件进行辅助管理过渡到利用计算机对电子文件进行管理是必然趋势。因而,调整归档文件整理流程,使办理完毕的文件能够直接进人整理环节,同时,尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索条目,使归档工作更加贴近文书、业务员的工作实际,这是归档文件整理必须把握的重要原则。归档文件整理能否符合文档一体化管理要求,是否便于计算机管理或计算机辅助管理,是归档文件整理顺应形势发展,在信息化条件下顺利推进相关工作的关键。《规则》修订时优化整理流程、统一室编件号和馆编件号、增加档号编制等内容都是为了使归档文件的整理能够与文档一体化的管理要求相一致。


  4、归档文件整理应保证纸质文件材料和电子文件整理协调统一


  从目前的情况来看,纸质文件材料与电子文件在较长的时间内会并行存在。在这种情况下,保证二者的协调统一是进行归档文件整理必须面对的问题。要实现二者协调统一,首先要统筹规划公文处理和档案管理工作。在公文处理环节前置档案管理的部分要求,在档案管理环节继续采用文书处理阶段产生的相关信息,使二者成为一个有机整体,解决文件价值判断脱节、文件和档案管理信息不一致、电子文件元数据丢失等问题,以提高归档文件的整理效率。其次要考虑归档文件整理的基本方法。在信息化条件下,一般应将归档电子文件为一整理对象,先在归档系统上完成电子文件的整理,再据此整理纸质归档文件,以便充分利用文书处理环节形成的管理信息,保持整理工作的一致性和稳定性。


  第二,整理过程


  根据《规则》,归档文件的整理是指对归档文件进行组件、分类、排列、编号、编目等。(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装箱和排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等。),使其有序化。在这个过程中,组件、分类、排列、编号和编号是整理纸质归档文件和电子文件的一般整理过程,也就是整理归档文件的一般要求。此外,纸质归档文件还包括整理、装订、编页、装盒、排架等整理过程。,包括电子收集和更换过程。


  具体来说,纸质文件材料的整理过程包括:组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装箱、排架,如图311所示。相应地,电子文件的整理过程包括:组件、格式转换、元数据收集、分类、排列、编号、编号、归档数据包组织、存储等。,如图312所示。三、双套环境下归档文件的整理模式


  所谓双套制,是指文件归档后纸质文件和电子文件共存的归档制度,也称为双套归档制度。双套制的实现,可以是将功能重要、检验价值长期的电子文件转化为纸质文件,也可以是数字化利用率高的纸质文件。双套归档可以使同一文件的电子版本和纸质版本共同存储和可用。中共中央办公厅和国务院办公厅《电子文件管理暂行办法》(大厅字符〔2009〕39号)第十六条规定,“具有保存价值或者其他重要价值的电子文件,应当同时转换为纸质文件或者缩微胶卷”,体现了重要文件“双套制”整理的理念。


  在机关档案的实际工作中,要充分发挥信息化管理的优势,简化纸质档案的整理方法,分享纸质档案的数字副本和档案的电子文件管理信息,采取切实可行的措施保证纸质档案与档案的数字副本和电子文件之间的联系,降低机关档案的双套制整理成本,提高档案整理效率。


  1、收集和整理纸质归档文件的机关应当按照下列模式进行归档文件的整理。


  (1)收到的电子文件应打印形成纸质文件,与收到的纸质文件和本单位形成的纸质文件一起,文件应以纸质形式流通。


  (2)纸质文件流通完成后,文件部门和业务部门的人员将对文件进行价值鉴定。有归档价值的文件应直接确定保管期限,对文件进行分类整理,并给出文件号码,完成纸质文件的整理。


  (3)收到的电子文件和纸质文件的数字化成果合并整理成电子文件。电子文件应与整理好的纸质文件采用相同的保管期限和分类排列方法,并编制相同的文件编号,并与纸质文件一体化进行管理。


  2、主要收集和整理电子文件的机构,应当按照下列模式进行归档文件整理。


  1)收到的纸质文件应该数字化,形成数字副本,连同收到的电子文件和本单位形成的电子文件,以电子形式进入人类办公系统进行文件流通。


  (2)电子文件和纸质文件的数字副本流通完成后,文件部门和业务部门的工作人员将对文件进行价值鉴定。有归档价值的文件应直接确定存储期限,进行分类整理,并给出档号,完成电子文件整理。


  〈3)收到的纸质文件和电子文件的打印版本合并整理成纸质文件。纸质文件应与整理好的电子文件采用相同的保管期限和分类排列方法,并编制相同的文件编号,并与电子文件一体化进行管理。


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