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档案管理软件:档案录入与检索的可自定义化

2022-09-09

在实际情况下,大多数企业单位在管理自己的文件和档案时,除了一些共同的内容外,还有一些特殊的或预期的管理部分,这就要求要使用的档案管理系统既要满足共同的文件管理,又要考虑到企业自身的个性化文件管理需求。这部分的要求突出表现在档案信息的录入和检索上。

而文献检索的操作方式得要基于软件厂商提供的标准输入信息和检索条件;提供可能偏离标准文件信息输入框架和检索条件的操作。而且用户创建的这部分自定义信息也可以应用到文档录入后的文件检索操作中,使用户录入的信息高度统一和灵活。通过该功能,用户不必拘泥于厂商提供的标准软件产品操作的规章制度,打破陈规,实现更加人性化的文档档案管理操作。

档案数字化标准多,涉及著录、数字化、数据、档案实体等诸多内容,专业性强,而档案部门人员不足以满足抽查需求。如果将质检项目单独承包给第三方公司,将很难避免公司质检的私下串通。之后,抽检的压力还是在档案部门本身。如果聘用临时人员,很难保证其专业性,项目实施的阶段性特征也会造成临时人员的不稳定性。

档案数据庞大,经过数字化处理后,人工检测难度大,标准因人而异,容易导致档案信息失真、泄露等安全事故。在这方面,我们建议统一使用“档案数字质量检查系统”软件,因为该软件可以准确识别档案数据、图像质量、分辨率和缺页等质量检查工作。

档案管理软件系统.jpg


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