档案不仅是领导决策的依据，是工作检查的证据，是科研、基础设施、设备建设的可靠自理，也是重用、历史借鉴、创新推进的重要资料！同时，现在被许多组织遗忘的档案也具有重要的证据和信息价值。

文件管理主要需要解决以下两个问题：

1.如何实现档案作为组织业务发展中间的发展记忆、经验和成果的集中统一管理，避免因人员流失或时间流逝而失去记忆。

2.档案的有序管理实现后，档案如何在组织内部传播和利用，不会出现不规范利用造成的丢失或损毁、恶意扩散造成的损失等管理风险。

专业档案管理系统的优势：

1.数据库存储：与普通系统不同，数字文档存储在数据库中，不能在计算机目录中查看。

2.批量处理能力：可批量创建，对应录入上传，支持纸质文件从扫描、录入、上传整体化处理。

3.流程归档：电子文件也可以发起流程，实现协同归档。

4.存储位置：可以考虑物理文件和数字文件的统一管理，可以记录文件的存储位置。

5.细粒度权限管理：可以对特定的类别或文件进行授权，可以跨越密级，满足各种细粒度权限配置的需求。

6.防扩散处理：PDF、图片等不可修改的文件格式由专业阅读器管理，权限控制在系统内，不像使用第三方软件，可以随意保存和下载。