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即将到期的企业档案怎么存放不占地儿?

2022-07-26

定期保存的文件和档案主要包括:

(一)本机关在职能活动中形成的一般性业务文件材料;(二)本机关召开会议、开展活动形成的一般性文件材料;(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;(四)本机关的总务管理文件和资料;(五)本机关对一般性问题的请示和上级机关的批准、指示,一般性工作报告、总结、统计报表等。(六)上级机关下发的、属于本机关业务主管的一般性文件和资料;(七)上级机关和同级机关发布的不属于本机关业务范围但应贯彻执行的文件和资料;(八)本级机关和下级机关关于一般性业务问题的来信和请求,本机关的答复和批准;(九)下级机关报送的年度或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件。

档案的保管期限分为长久和定期。一般分为30年和10年。许多定期保存的文件已经过期。由于档案的重要性,决策者往往很难下定决心销毁它们,所以大量本应以碎片和回收纸浆形式存在的档案仍然完好地躺在档案室里,占据了未过期档案的宝贵空间。

一种方法是下架,分门别类装盒,明确标注,防止被搜;还有一种方式是找合适的外包服务商,托管出去;

因为外包服务商集中存储空间大,价格低,而且不用自己携带,一旦找这个服务,也能保证及时送达。而且这类过期文件的检索率一般很低,所以保管存储的成本会比未过期检索率高的文件低很多。

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