重庆档案数字化加工
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数字档案馆的运行——论档案数字化的重要性

2020-10-09

  档案数字化是指利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。目前,海宁市档案馆进行的档案数字化工作主要是纸质档案的数字化。加强档案数字化加工过程中的质量管控,大限度地提升存量档案数字化的质量,是数字档案馆建设的重要数据基础。纸质档案的数字化是指利用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工,使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像,并按照纸质档案的内在联系,建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。海宁市档案馆近几年狠抓数字化工作,坚持高标准起点、高质量成果、可持续利用原则抓实数字化工作全程管理。

  抓好管理流程,强化保障层面的支撑

  1、建立组织

  档案数字化是一项系统工程,涉及面广,工作量大。首先,按照当前档案信息化建设的要求,档案馆要针对馆藏档案数字化的具体情况,建立相应的组织协调机构,并明确其工作职责。同时,要明确档案馆各科室在数字化加工过程中的具体职责,做到责任明确,各司其职。

  2、制定计划和方案

  具体的档案数字化项目,应当制订相应的工作方案。工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排等一系列相关内容。在确定数字化对象时,综合考虑馆藏档案的珍贵程度、开放程度、利用率、数字化资金等情况,选取优方案。

  3、制订具体的操作规范和相应的管理制度

  在明确计划和方案的基础上,应制定科学化、规范化的管理制度,规范有关操作流程与标准并在工作过程中严格执行,以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果。

  管好业务流程,加强操作过程的监控

  1、建立项目部

  为保障馆藏档案数字化加工过程中档案实体与档案信息的安全,规范数字化加工流程,保证数字化成果的质量,档案馆应在外包单位中成立项目部,确定项目经理及主管,并按照规范和流程要求,将目标、要求、责任、操作细节层层分解到人。

  2、落实管理制度及流程

  数字化扫描重要的就是流程管理,这是项目实施方和档案馆方应该反复探讨的事项。以纸质档案为例,依据《纸质档案数字化规范》的相关规定,按照岗位工作职责,完善流程设计,制订相应的制度,实现全程管理、适时控制。档案数字化共包括出库、前处理、建目录数据库、档案扫描、图像处理、数据挂接和成果验收与移交、入库等环节。

  3、强化馆方监管

  在项目外包并将大量数字化工作交给实施方,档案馆还需强化档案化的监管。外包公司负责项目的具体实施,馆方在项目人员管理、现场管理、设备管理、安全管理、数字化加工项目管理以及数字化加工质量管理等方面进行各方面参与式管理。

  把好验收环节,实现数据质量的提升

  1、采用计算机校对

  电子档案检测主要是对电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。每接收一批数据首先利用计算机软件检测数据的安全性,确保数据没有病毒之后再检测其他指标。完整性需利用人工与软件结合方式开展,软件检测数据库缺页、缺项、字段长度、目录数据库与全文数据库匹配等情况,可用性可借助计算机软件批量检测,检测扫描件、转换件存储格式以及是否损坏导致无法打开浏览。

  2、结合人工校对

  人工校对主要是针对计算机无法检测的指标,例如目录数据库与全文数据库内容一致性问题、目录数据库字段内容著录完整性问题等。同时,要重点突出条目著录的检查,尤其是涉民档案条目的检查,使条目内容更好地服务档案利用需求。

  3、抓好数据验收关

  数据验收包括目录数据库、图像文件及数据挂接的准确性,抽检比率不得低于5%,如出现目录数据与图像文件挂接错误,抽检标记为“不合格”;目录数据库、图像文件之一出现不完成、不清晰、有错误等质量问题,抽检合格率不低于95%,予以通过


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