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一、档案数字化定义：
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式相互连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
档案数字化是数字档案建设基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内容管理及面向社会提高效率的全面服务。
二、档案数字的优点：
1、有利于提高高作效率，降低档案利用成本
数字化加工项目完成后，社会公众和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档管理系统即时查询利用所需的电子文档数据原文(件)信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次频繁利用所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。
2、能够大限度保管原件和保护档案实体安全
由于传统的档案保管方式不仅占用了大量的库存空间，管理成本高，档案易受损。实现档案你数字化管理可以通过权限控制直接在计算机上查阅利用，减少了对档案原件的调阅次数和复印次数，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以大限度地对档案原件进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。
